Nous sommes Ciao Nederland B.V., également commercialisé sous le nom de Ciao, et nous proposons une solution innovante de gestion des lieux de travail pour mieux gérer les lieux de travail flexibles et hybrides, permettre aux employés de réserver un espace au bureau et éviter les bureaux surchargés.
Les employeurs (nos "Clients" et "Contrôleurs" - voir ci-dessous) utilisent la console de gestion CIAO ("Portail Admin") pour indiquer quels bureaux, étages, zones et postes de travail peuvent être réservés. Des équipes et des employés peuvent facilement être ajoutés.
Les employés réservent simplement un poste de travail via une application Web en ligne (" Web App") ou une application mobile ("App").
L'application et la console de gestion n'utilisent pas de données de localisation ni de technologie Bluetooth de traçage de distance. Vous pouvez trouver plus d'informations sur nos Services sur notre site web https://www.ciaowork.com (le "Site web").Le Portail d'administration, l'Application web et l'Application seront conjointement désignés comme l'"Application", et tous les services liés à la Plateforme seront désignés comme les "Services".
Nous avons à cœur de respecter votre vie privée et de protéger vos données personnelles. Nous traitons les Données Personnelles.
Les Données personnelles désignent toutes les informations par lesquelles une personne peut être directement ou indirectement identifiée - conformément aux définitions du Règlement général sur la protection des données(RGPD) et des autres législations pertinentes sur la protection des Données personnelles (collectivement dénommées Règlement sur la protection de la vie privée).
Ceci est notre politique de confidentialité. Dans ce document, nous expliquons quel type de Données personnelles nous collectons via nos Services. Nous expliquons également quel rôle nous avons dans le traitement des Données personnelles, combien de temps nous les conservons, et quels sont vos droits en tant que personne concernée.
La présente Politique de confidentialité s'applique lorsque vous ("vous", le"Client", l'"Utilisateur") accédez, visitez ou utilisez toute partie des Services.
Aux fins de la présente politique de confidentialité :
Ciao en tant que Processeur
Comme pour la plupart des Données Personnelles qui sont traitées dans le cadre de nos Services, nous agissons en tant que Processeur au sens de la Législation sur la Protection de la Vie Privée. Cela signifie que nous traitons les Données Personnelles pour le compte de nos Clients et que nous n'effectuerons aucune activité de traitement sans instruction spécifique de nos Clients. À cet égard, nous signons un Accord de traitement des données avec tous nos Clients, dans lequel les instructions et nos obligations sont spécifiées.
Nos Clients définissent la finalité et les moyens de ce traitement des Données Personnelles, ce qui signifie qu'ils agissent en tant que Contrôleur au sens du Règlement relatif à la protection de la vie privée.
Dans notre rôle de Responsable du traitement, nous traitons par exemple les informations suivantes : identifiants de connexion, équipe, rôle et réservations sur le lieu de travail. Ces données sont uniquement utilisées par votre employeur pour avoir une idée du nombre de postes de travail occupés et disponibles à votre bureau et pour allouer l'espace de travail disponible - et non pour suivre une quelconque forme de performance.
Ciao en tant que contrôleur
Outre le traitement des données personnelles pour le compte de nos clients, nous collectons et traitons également certaines données personnelles pour nos propres besoins. Les Données Personnelles que nous traitons pour notre propre compte concernent principalement nos Clients (employeurs) et non leurs employés. Dans ce contexte, nous agissons nous-mêmes en tant que Contrôleur au sens du Règlement relatif à la protection de la vie privée.
Voir le chapitre 5 pour une explication plus détaillée des Données personnelles que nous traitons en tant que Contrôleur.
Ciao est le " responsable du traitement " des Données à caractère personnel collectées via, par exemple, son Site Internet.
Quelles sont les données personnelles collectées ?
Données personnelles que nous traitons par le biais de messages envoyés via notre formulaire de contact ou à l'une de nos adresses e-mail :
Votre nom, votre adresse e-mail et d'autres données (personnelles) que vous partagez avec nous dans votre message.
Pourquoi ces données personnelles sont-elles collectées ?
Nous utilisons ces données pour vous contacter au sujet de votre message et/ou pour vous fournir des informations et/ou une assistance.
Nous pouvons traiter ces Données personnelles, car nous avons un intérêt légitime à traiter ces données. Nous avons besoin de ces données pour vous contacter au sujet de votre message et/ou pour vous fournir une assistance.
En tant que Contrôleur, nous collectons et traitons les Données Personnelles suivantes de notre Client et des Utilisateurs de nos Services :
Quelles sont les Données Personnelles collectées ?
Pourquoi ces données personnelles sont-elles collectées ?
Nous utilisons ces données pour contacter nos Clients concernant les Services que nous leur (pouvons) fournir.
Nous utilisons ces données pour :
Nous pouvons traiter ces Données Personnelles de nos Clients, car nous avons besoin de ces Données Personnelles pour exécuter notre contrat avec nos Clients, c'est-à-dire pour vous permettre d'utiliser nos Services, et pour conclure un contrat avec un Client potentiel.
En outre, nous pouvons traiter ces Données personnelles de Clients potentiels, parce que nous avons un intérêt légitime à le faire.
Nous sommes également obligés de partager (certaines) de ces données avec les autorités fiscales nationales.
Nous avons un intérêt légitime à utiliser les informations techniques, les cookies fonctionnels et votre adresse IP, notamment pour analyser et améliorer nos Services.
Dans notre Application, nous utilisons des cookies techniques. Il s'agit de cookies qui sont essentiels pour le fonctionnement de notre Application. Ils vous permettent de vous déplacer dans notre Application et d'utiliser nos fonctionnalités.
Ciao en tant que Processeur
Nous conservons les Données Personnelles que nous traitons pour le compte de nos Clients aussi longtemps que le Client nous demande de le faire. En règle générale, nos Clients nous demandent de supprimer les Données Personnelles conservées après deux semaines. Nous pouvons toutefois conserver les Données Personnelles pour une période plus longue si notre Client le demande explicitement.
Ciao en tant que Contrôleur
Nous conservons les Données Personnelles que nous traitons en tant que Contrôleur aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles nous les traitons. Si nous n'avons plus besoin de ces Données Personnelles, nous les supprimons, sauf si nous sommes légalement obligés de les conserver pendant une période plus longue.
Ciao en tant que Sous-Traitant
Nous pouvons faire appel à des Sous-Traitants pour nous assister dans nos Services. Dans ce cadre, ces Sous-Traitants reçoivent de notre part des Données Personnelles qu'ils traitent sur notre ordre, conformément aux instructions du Client, notre Responsable de Traitement.
Nous utilisons, par exemple, des Sous-Traitants pour l'identification des utilisateurs lors de la connexion. Nous concluons un accord de traitement des données secondaires avec tous nos sous-traitants secondaires. Notre utilisation des Sous-Traitants est conforme au Règlement sur la protection de la vie privée.
Ciao en tant que Contrôleur
Nous pouvons également faire appel à des (Sous-)Traiteurs pour nous aider dans nos Services fournis en tant que Contrôleur. Nous concluons un Contrat de traitement des données avec tous nos Sous-traitants. Notre utilisation des (Sous-)Responsables du traitement est conforme au Règlement sur la protection de la vie privée.
En outre, nous pouvons partager certaines des Données personnelles traitées en tant que Contrôleur avec d'autres contrôleurs. Par exemple, nous partageons notre administration financière avec les autorités fiscales, car nous sommes légalement tenus de le faire.
En dehors de ce qui précède, nous ne partagerons pas vos Données personnelles avec des tiers, sauf si nous sommes légalement obligés de le faire.
Nous pouvons transmettre des Données Personnelles à des parties situées en dehors de l'Union européenne, si l'un de nos (Sous-)Traiteurs est établi en dehors de l'Union européenne. Les Données Personnelles ne seront transférées qu'à des pays et/ou des parties qui offrent un niveau de protection adéquat conformément aux normes européennes.
La transmission de données en dehors de l'Union européenne se fera toujours en conformité avec la législation sur la protection de la vie privée (chapitre 5 du GDPR).
Nous protégeons toutes les Données personnelles que nous traitons contre tout accès, modification, divulgation, utilisation et destruction non autorisés et illégaux. Par exemple, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles suivantes pour protéger les Données personnelles :
Vous pouvez trouver sur notre site Web ou dans notre application des liens (hyper) vers les sites Web de partenaires, de fournisseurs, d'annonceurs, de sponsors, de concédants de licence ou de tout autre tiers. Nous n'avons aucun contrôle sur le contenu ou les liens qui apparaissent sur lesdits sites web et nous ne sommes pas responsables des pratiques des sites web liés. En outre, ces sites web, y compris leur contenu et leurs liens, peuvent changer constamment. Ces sites web peuvent avoir leurs propres politiques de confidentialité, conditions d'utilisation et politiques clients. La navigation et l'interaction sur tout autre site Web, y compris les sites liés, sont soumises aux conditions générales de ce site.
La politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Veuillez consulter fréquemment notre politique de confidentialité et prendre note de toute modification. La nouvelle politique de confidentialité entrera en vigueur dès sa publication sur notre site Web. Si nous modifions notre politique de confidentialité de manière significative, nous l'indiquerons sur notre site Web avec la politique de confidentialité révisée.
Comme le prévoit la législation sur la protection de la vie privée, vous avez le droit de :
En ce qui concerne les données personnelles que nous traitons en tant que sous-traitant, votre premier point de contact pour les actions ci-dessus sera votre employeur (notre client), agissant en tant que contrôleur. Si nécessaire, nous assisterons votre employeur dans l'exécution des droits mentionnés ci-dessus. Si vous nous adressez directement l'une des demandes mentionnées, nous transmettrons cette demande à votre employeur.
Ciao Nederland B.V.
Kingsfordweg 151
1043 GR Amsterdam
Pays-Bas
E : privacy@ciaowork.com
Ou utilisez le formulaire de contact sur notre site Web.
