Témoignage client

Comment SKJ a transformé avec succès son bureau en un modèle de travail hybride

SKJ est un registre professionnel indépendant néerlandais pour les professionnels du secteur de la jeunesse. Ils ont été fondés en 2013 et reconnus par les ministres de la santé, du bien-être et du sport, et de la sécurité et de la justice.

Industrie
Organisation non gouvernementale
Employés
65
Localisation
Les Pays-Bas
Site web
https://skjeugd.nl/

La croissance - elle ne se fait pas toujours sans heurts. Stichting Kwaliteitsregister Jeugd aide tous les enfants des Pays-Bas à grandir dans un environnement agréable (du mieux possible) en garantissant la qualité des professionnels de la jeunesse néerlandais. Au sein de leur registre, on ne compte pas moins de 60 000 professionnels enregistrés dans tout le pays. Bien plus que prévu initialement, ce qui a nécessité beaucoup de personnel supplémentaire. En seulement 7 ans, l'équipe du SKJ a quadruplé. Cela est vite devenu un défi, car l'espace de bureau disponible ne pouvait plus supporter l'équipe grandissante. Avec l'aide de la technologie, SKJ a décidé de faire confiance au logiciel de réservation de bureaux de Ciao pour soutenir sa transition d'un espace de bureau traditionnel avec des bureaux assignés à un modèle de bureau hybride avec des bureaux non assignés. Monique de Vreede, du département des ressources humaines de SKJ, partage son expérience concernant la transition de l'ONG vers un modèle de travail hybride.

"Pour SKJ, c'est un avantage de pouvoir bloquer des bureaux pour des équipes dans des salles spécifiques via l'application Ciao."

Monique de Vreede
Monique de Vreede
Ressources humaines

À propos de Stichting Kwaliteitsregister Jeugd 

SKJ évalue si les jeunes professionnels répondent aux exigences fixées conformément à la norme professionnelle applicable. Ils placent la personne avant le professionnel au centre de ce qu'ils font. Il en résulte une prise en charge de la jeunesse de grande qualité à tous les niveaux. Ceux qui en bénéficient sont les enfants ! 

Une équipe qui s'agrandit avec moins d'espace de bureau


Comme beaucoup d'autres organisations et entreprises, le désir de SKJ de passer à un modèle de travail hybride est apparu au milieu de la pandémie. Pendant cette période, la majorité du personnel a été contrainte de travailler à domicile, mais, heureusement, SKJ a réussi à mettre rapidement en œuvre ce nouveau modèle de travail.

Un autre défi est apparu lorsque l'équipe de SKJ a connu une croissance exponentielle pendant la pandémie. Il est vite devenu évident qu'il n'y avait pas assez de bureaux disponibles pour les employés. Il manquait un système permettant aux employés d'obtenir un poste de travail ou une place dans la même pièce que leur(s) collègue(s) immédiat(s). La nécessité d'un outil pour les aider à gérer l'occupation des bureaux, tel qu'un logiciel de réservation de bureaux, était la prochaine étape à franchir.   

Ciao semblait être la solution idéale car l'application était très pratique à utiliser, les applications web et mobile étaient intuitives et la réservation d'un bureau se faisait en quelques clics seulement. 

D'un bureau traditionnel à un bureau flexible


Grâce au logiciel de flex office de Ciao, il est facile pour SKJ de voir qui est au bureau, quel jour et où cette personne est assise. Une fonctionnalité pratique pour maintenir une distance de sécurité au bureau, mais aussi pour être en mesure d'identifier la source de contamination potentielle (s'il y en a une) pendant la pandémie. 

Entre-temps, ils ont été pleinement autorisés à revenir au bureau, mais l'objectif n'était pas que tout le monde revienne 100 % du temps. Bien que le bureau reste important pour la collaboration et les réunions en face à face, les employés ont exprimé leur souhait de continuer à travailler en partie à domicile et en partie au bureau. SKJ a été plus qu'heureux de les accommoder dans ce sens. 

SKJ est donc passé complètement au modèle de travail hybride. L'un des défis rencontrés était que les équipes restent connectées et conservent un bon esprit d'équipe ("nous" en tant qu'équipe). Pour y parvenir, tous les employés se rendent au bureau de Bilthoven au moins deux jours par semaine. C'est un moyen pour eux de rester en contact les uns avec les autres et d'échanger des expériences professionnelles et des idées en face à face. 

Cette politique fonctionne bien. Cependant, chacun doit s'habituer à ne pas travailler 100% de son temps depuis son domicile. Le bureau peut parfois être très occupé, avec de nombreux stimuli. Le travail hybride offre un bon équilibre à cet égard. Parfois, les employés travaillent depuis leur domicile, où il y a généralement plus de calme, et parfois ils viennent au bureau, où il y a plus de stimulation. Un outil de réservation de bureau est donc un excellent moyen de planifier votre visite au bureau en réservant un bureau mais aussi de voir qui sera là le même jour. 

La caractéristique indispensable d'un logiciel flex office pour SKJ est de pouvoir réserver une salle (ou une zone) entière pour une équipe certains jours précis. Lorsqu'ils se rendent au bureau, il est pratique que les collègues d'une même équipe puissent s'asseoir à proximité les uns des autres. Avec l'application Ciao, vous avez la possibilité non seulement de bloquer des zones spéciales pour des équipes spécifiques, mais aussi de le faire pour des créneaux horaires précis. Chez SKJ, on travaille avec des bureaux non attribués situés dans différentes pièces. Les employés peuvent également réserver eux-mêmes un bureau. 

Le logiciel de flex office de Ciao offre également une vue d'ensemble de l'occupation du bureau tout au long de la semaine, ce qui permet de voir qui va au bureau et quand. La réservation d'un bureau via le web ou l'application mobile est très facile à utiliser et ce à tout moment et n'importe où. 

Pour SKJ, la plus grande valeur ajoutée du travail hybride est d'accommoder ses employés et de se concentrer sur leur bien-être. En outre, ils économisent sur les frais de bureau car ils louent un espace de travail plus petit.

Le travail hybride comme nouvelle norme


Depuis que SJK utilise le logiciel de réservation de bureaux de Ciao, les employés ont montré une nette préférence pour la version mobile de l'application car elle est, selon eux, très intuitive, fonctionnelle et informative. Par exemple, ils aiment voir quels collègues seront au bureau et quand. C'est utile si vous souhaitez vous rendre au bureau, notamment pour rencontrer certains de vos collègues. SKJ est également très satisfait du support qu'il reçoit de Ciao. Ils ont trouvé l'équipe de service clientèle de Ciao très réactive, rapide et efficace pour répondre à toutes leurs questions. L'outil Ciao est en constante amélioration et de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées en fonction des commentaires des clients. Cela fait maintenant deux ans que le logicel a été mis en place et SKJ ne pourrait être plus satisfait des résultats. Le passage d'un modèle de travail traditionnel à un modèle de travail hybride avec des espaces de travail flexibles a été un grand succès et SKJ ne peut pas voir son bureau fonctionner autrement !

En savoir plus


Vous vous demandez comment Ciao peut aider votre organisation à intégrer un modèle de bureau hybride ? Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit ou nous contacter directement avec vos questions. 

"L'outil de réservation de bureaux Ciao est indispensable à SKJ pour savoir qui est au bureau et quand".

Monique de Vreede
Monique de Vreede
Ressources humaines

Créer un lieu de travail flexible et hybride

Ciao aide les entreprises à créer une expérience agréable pour leurs employés et à relever les nouveaux défis du travail hybride.

En savoir plus