Comment Independer utilise Ciao pour bien plus que la simple réservation de bureaux
Independer a été fondé en 1999 avec un objectif clair : rendre le monde financier néerlandais plus transparent et plus équitable. Independer est devenu la plateforme de coûts fixes la plus appréciée de tous les ménages néerlandais, avec la meilleure et la plus large offre de coûts fixes. Elle compare les fournisseurs d'assurances, d'énergie et de prêts hypothécaires.
Basé aux Pays-Bas, Independer fournit aux citoyens néerlandais la confiance et les outils nécessaires pour faire eux-mêmes les bons choix financiers. Son objectif est de faire taire la petite voix de ses clients qui se demande "ai-je bien tout réglé ?" et même d'éviter que cela ne se produise ! Independer possède une culture d'entreprise unique, fondée sur la conviction que des employés heureux contribueront à rendre les clients heureux. Ce principe est ancré dans la culture de l'entreprise, et Marie-Louise Verbeek est même la "directrice de Happy Customer and Happy Colleague". Les objectifs organisationnels d'Independer tournent beaucoup autour du bonheur au travail.
L'expérience des employés est donc l'un de leurs moteurs et c'est pourquoi ils écoutent si attentivement les besoins de leur personnel. L'un de ces besoins était d'adopter un modèle de travail hybride. Independer s'est vite rendu compte qu'un outil de flex office devait être utilisé pour s'assurer que tout se passe bien pour ses 250 employés. Cet outil devait répondre à un certain nombre d'exigences strictes. Ciao s'est avéré être l'outil idéal ! Marie-Louise nous guidera à travers leur expérience de passage à un lieu de travail hybride.
Pour Independer, il était essentiel qu'un outil de réservation de bureau réponde à des exigences strictes. Il s'agissait notamment d'être sécurisé, de fournir un espace pour les connexions sociales, d'être capable de se connecter à AFAS et bien plus encore. L'application Ciao était la solution idéale !
Répondre aux besoins du bureau
Pendant la période de travail à domicile, les employés étaient impatients de retourner au bureau. Être ensemble avec leurs collègues leur manquait. Il n'a donc pas été difficile pour Independer de faire revenir son personnel au bureau. Cependant, ils ont également appris les avantages du travail à domicile et leurs employés ont exprimé leur souhait de ne pas revenir complètement au bureau. C'est pourquoi un modèle de travail hybride est apparu comme la solution idéale pour permettre aux collègues de venir au bureau au moins 50% du temps et d'avoir au moins une journée d'équipe au bureau chaque semaine.
Pour Independer, il était essentiel d'utiliser un logiciel de flex office pour faire de leur nouveau bureau flexible un succès. Cet outil devait répondre à plusieurs exigences strictes, telles que la possibilité de l'intégrer à AFAS, un outil d'automatisation, ainsi que de savoir quand et où un collègue allait s'asseoir dans le bureau. En outre, ils voulaient s'assurer de trouver un logiciel de réservation de bureau qui soit sûr, notamment en termes de confidentialité. L'outil devait également contribuer au lien social entre collègues. Independer a trouvé que le logiciel flex office de Ciao répondait le mieux à ses besoins.
L'intégration de l'outil de réservation de bureaux de Ciao s'est déroulée sans problème. Ils avaient peur que ce soit un casse-tête compliqué de faire en sorte que toutes les équipes s'assoient où elles le souhaitent durant les journée d'équipe. Il s'est avéré que c'était facile à organiser ! Surtout avec l'application Ciao, qui donne un aperçu clair de l'occupation des bureaux.
L'un des inconvénients du travail hybride est le calcul de l'indemnité des trajets de déplacement. Sans une vue d'ensemble claire, l'équipe RH ne sait pas qui était au bureau à quel moment. C'est pourquoi Independer était à la recherche d'un outil permettant d'avoir une vue d'ensemble claire à ce sujet. L'application Ciao offre une fonction "check-in" qui permet aux employés de s'enregistrer une fois qu'ils sont au bureau. Ceci est lié, entre autres, au calcul des frais de déplacement à la fin du mois. Le département RH d'Independer gagne ainsi beaucoup de temps.
À la fin du mois, l'équipe RH peut consulter un rapport indiquant la présence de tous les employés au bureau au cours du mois. Le calcul de l'indemnité mensuelle de déplacement s'en trouve facilité. A partir d'octobre, Independer profitera de l'intégration entre Ciao et son système de paie AFAS, de sorte que l'indemnité de déplacement sera calculée automatiquement.
Bien plus que de simples réservations de bureaux
Outre l'utilisation de l'application Ciao pour réserver un bureau et calculer les frais de déplacement, Independer utilise également Ciao pour d'autres choses, notamment pour des raisons de sécurité. Lorsqu'une évacuation est nécessaire, l'équipe d'intervention d'urgence de l'entreprise (BHV) peut voir combien de personnes se trouvent dans le bureau. En outre, le logiciel est également lié aux installations. Dans l'application, l'office manager peut consulter la liste des réservations de bureaux par jour pour prévoir la quantité de repas à préparer. Independer dispose d'une cafétéria dans ses bureaux où tous les employés peuvent déjeuner ensemble. Planifier en conséquence la quantité de repas à préparer est essentiel pour s'assurer qu'il y a assez de nourriture pour tout le monde ou qu'ils ne préparent pas trop et donc gaspillent de la nourriture.
Cependant, la fonction la plus importante de l'outil de réservation de bureau reste de pouvoir voir qui est au bureau et quand. Marie-Louise nous en donne un bel exemple. "L'autre jour, j'étais assise avec un collègue qui voulait savoir si l'un des membres de son équipe était au bureau ce jour-là. J'ai supposé qu'il allait appeler cette personne. Au lieu de cela, il a sorti son téléphone et a ouvert l'application Ciao pour voir si le collègue en question était effectivement au bureau ce jour-là et où il était assis, pour pouvoir rejoindre ce collègue. J'ai trouvé ça génial !"
Un nouveau bureau fraîchement conçu
Outre l'utilisation d'un outil de réservation de bureaux, Independer a également réaménagé ses bureaux pour en faire un lieu de rencontre et mettre l'accent sur la collaboration. Cela signifie qu'il y a plus de salles de travail et de brainstorming et des espaces de consultation plus grands. Ils disposent également de petits compartiments afin que vous puissiez rapidement discuter de sujets en tête-à-tête ou vous asseoir pour un appel sans être distrait. En outre, tous les systèmes indépendants ont été remplacés par ceux qui s'intègrent à MS Teams. Ainsi, vous pouvez toujours organiser une réunion hybride si nécessaire.
Quelle est la prochaine étape pour Independer ?
Independer a très bien mis en place sa politique de travail hybride et l'expérience de ses employés. Ce n'est pas pour rien qu'ils ont remporté le prix "Great Place to Work" ! Pourtant, ils continuent à se développer pour atteindre un succès encore plus grand ! L'autonomie et la flexibilité de ses employés sont très importantes pour Independer, qui s'efforce de toujours répondre aux besoins de ses employés. C'est pourquoi la direction cherche à étendre la politique de travail hybride. Par exemple, par le biais de l'Internet et de l'allocation pour le travail à domicile, la possibilité de prendre un congé à durée indéterminée ou de partir en vacances tout en travaillant pour un certain temps.
Independer est très satisfait du nouveau modèle de travail qu'il a mis en place ainsi que de l'outil de réservation de bureaux de Ciao qui l'a aidé à y parvenir. Il a eu un impact très positif sur l'entreprise et les résultats internes le montrent également. Le travail hybride est définitivement là pour rester. Ciao est très fier d'aider Independer à faire fonctionner le travail hybride ! Et ils le sont aussi. "Independer trouve Ciao très flexible, rapide et vraiment à l'écoute de nos souhaits et de nos besoins. Le plus important, c'est que l'équipe de Ciao a rapidement converti ces besoins en fonctionnalités", déclare Marie-Louise. Selon Independer, il n'y a pas d'autres points d'amélioration à apporter à notre outil de réservation de bureaux, mais cela ne nous empêchera pas de nous développer et de proposer quelque chose de nouveau.
Nous utilisons le logiciel flex office de Ciao pour d'innombrables choses, qu'il s'agisse de savoir qui se trouve au bureau, de planifier les quantités de repas, de gérer les frais de déplacement et même de répondre aux urgences en interne.
