Lors du retour au bureau, beaucoup d'entreprises ne savaient pas comment "programmer" au mieux la visite de leurs employés au bureau. C'est pourquoi Excel est devenu la façon de procéder par défaut. En effet... Les feuilles Excel incorporaient un nombre infini de lignes avec les noms des employés, ainsi que de nombreuses colonnes avec des dates. Un "X" à l'intersection de certaines de ces lignes et colonnes indiquait quand quelqu'un devait venir au bureau. Un réel cauchemar.... C'est le moins que l'on puisse dire. Et extrêmement difficile à maintenir. 

Pourquoi passer par les tracas du travail manuel avec Excel alors qu'un logiciel de flex office existe et vous rend la vie beaucoup plus facile ! Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager de donner à vos employés le choix de leur visite au bureau et pourquoi une application de réservation de bureau va changer votre façon de travailler.

Travail flexible

La principale raison pour laquelle nos clients choisissent Ciao est que nous leur permettons de rester flexibles. Pour utiliser le bureau de manière agile, il faut aller au-delà de l'attribution de jours et de zones fixes aux équipes dans des feuilles Excel. Vous devez donner aux employés la possibilité de se rendre au bureau quand ils en ont le plus besoin. C'est ce que propose notre application de réservation de bureaux. Les employés peuvent choisir l'heure et le jour de leur visite au bureau et même synchroniser leur visite avec celle d'autres collègues, afin qu'ils puissent collaborer et se rencontrer dans un environnement sûr.

Grâce à notre application web et mobile, les employés peuvent rapidement voir les places disponibles et réserver un bureau en moins de 3 clics. Ils peuvent également vérifier qui sera présent au bureau et si quelqu'un de leur liste de "favoris" sera présent. Travailler avec les collègues avec lesquels on s'entend le mieux vaut toujours la peine de se rendre au bureau ! 

L'application mobile donne aussi aux employés la possibilité et la flexibilité de réserver une place au bureau quand ils le souhaitent, qu'ils soient en déplacement, à la maison ou au supermarché. Ils peuvent décider de se rendre au bureau à la dernière minute en consultant simplement l'application sur leur téléphone.

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Réservez une zone pour votre équipe

Parfois, vous voulez vous assurer que certains types de rôles au sein de l'entreprise sont prioritaires par rapport à d'autres lorsqu'il s'agit de réserver un bureau. Par exemple, les équipes de vente ou de service à la clientèle sont généralement plus souvent au bureau parce que la nature de leur travail l'exige. Mais comment s'assurer que ces équipes disposent d'un bureau sans mettre en place une affectation fixe d'un grand nombre de bureaux ? Avec Ciao, vous donnez la priorité à certaines équipes pour la réservation de certaines zones, tout en veillant à ce que tout bureau restant qui n'est pas réservé par cette équipe puisse être réservé par d'autres.

Vous pouvez facilement indiquer quelles équipes ont la priorité pour la réservation de bureaux dans un secteur ou une zone spécifique du bureau. Vous pouvez limiter leur priorité à certains jours de la semaine. Les personnes appartenant à ces équipes sont alors les seules à pouvoir réserver ces zones. Cependant, vous pouvez également limiter leur priorité à une heure donnée, après quoi les zones deviennent disponibles pour toute autre personne.

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Gardez facilement la trace des données d'occupation.

Un modèle de travail hybride offre des possibilités d'optimiser l'utilisation de l'espace de bureau. Les bureaux flexibles n'ont plus besoin d'avoir le même nombre de postes de travail que le nombre d'employés. Ils doivent simplement être en mesure de fournir un lieu de travail uniquement lorsque l'employé s'y rend. Les données sur l'utilisation de l'espace de travail fournies par Ciao donnent un aperçu du flux d'occupation de votre bureau, ainsi qu'une indication sur la façon de réduire le nombre de postes de travail sans nuire à la productivité des employés.

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Voir qui est au bureau en ce moment

Parmi les fonctions les plus utilisées de Ciao figurent les informations "Qui est là" et "Réservations". Les chefs de bureau et les gestionnaires d'installations surveillent l'occupation du bureau en temps réel. Par exemple, ils peuvent voir qui a une réservation, mais n'est pas encore entré ou sorti. En utilisant ce type de données en temps réel, ils deviennent plus efficaces pour garder le bureau sûr et facilement disponible pour les personnes qui viennent au bureau.

La plupart de nos clients ont commencé avec Excel, mais sont passés à Ciao pour maintenir un bureau flexible et optimisé. Si votre objectif est de mettre en place un lieu de travail hybride sur le long terme, un logiciel flex office comme Ciao est essentiel.

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Intégrer votre logiciel de paie

Savoir quand les gens sont au bureau devient essentiel pour calculer les indemnités dans la paie. Avec Ciao, vous pouvez vous intégrer à votre logiciel SIRH et pousser toutes les données de présence au bureau ou à domicile pour le calcul de votre paie mensuelle.