Ces dernières années, nous avons dû prendre de nombreuses nouvelles habitudes, dont certaines ont été adoptées. Le fait de ne pas pouvoir aller au bureau et de travailler à domicile est l'une d'entre elles. Maintenant que nous pouvons retourner au bureau, les entreprises remarquent que les employés ne veulent pas toujours revenir aux anciennes méthodes de travail. Vous avez peut-être mis en place une politique de "retour au bureau" (RTO), mais le résultat n'est pas au rendez-vous... La question brûlante est donc : "comment faire revenir les gens au bureau" ? Avant de vous donner des conseils pratiques, nous devons d'abord aller à la racine du problème. C'est la clé pour trouver la meilleure solution. C'est parti !

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Pourquoi voulez-vous que vos employés retournent au bureau ?

Vous avez ouvert votre bureau, et vous pensiez que tout le monde serait heureux d'y retourner ? Pourtant, le retour au bureau ressemble à un gros échec. Pourquoi ? Vos employés préfèrent rester chez eux... Il est tout à fait compréhensible que cette situation soit difficile et frustrante pour vous en tant qu'employeur. Vous avez peut-être toutes sortes d'inquiétudes qui vous traversent l'esprit. Par exemple, quel sera l'impact sur notre culture d'entreprise ? Et comment les gens peuvent-ils continuer à travailler efficacement avec leurs collègues s'ils travaillent tous à distance ?

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Culture d'entreprise

Vous vous demandez comment les employés peuvent se sentir liés à l'entreprise s'ils travaillent uniquement à domicile ? En outre, il est difficile de savoir comment les gens se sentent réellement lorsque vous ne les voyez pas. Il en va de même pour le niveau d'engagement et de créativité au travail. Ou comment gérer l'accueil des nouveaux employés à distance ? Nous avons compris ! Vous voulez que vos employés soient présents au bureau, au moins quelques jours par semaine ou par mois. De cette façon, vous pouvez créer ou développer une culture d'entreprise forte et des liens entre les employés.

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Collaboration

Une autre raison majeure pour laquelle vous souhaitez que votre personnel revienne au bureau est d'accroître la collaboration. Les employés qui travaillent sur des projets ensemble et en personne permettent une collaboration meilleure et plus forte. Les idées peuvent être partagées librement pour favoriser de nouvelles innovations lorsque vous vous voyez face à face. Lorsque vous travaillez à distance, l'obstacle à l'émergence de nouvelles idées peut sembler plus important, par exemple parce que vous devez rédiger un courriel ou organiser une réunion en ligne au lieu de pouvoir vous adresser directement à votre collègue.

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Pourquoi vos employés sont-ils réticents à l'idée de retourner au bureau ?

La pandémie a eu un impact considérable sur la façon dont les employés envisagent de travailler à 100 % depuis leur bureau. Beaucoup d'entre eux préfèrent un modèle de travail hybride où ils peuvent travailler à la fois au bureau et sur le site le télétravail. Il convient de mentionner que plusieurs raisons expliquent pourquoi les employés ne sont pas si enthousiastes à l'idée de revenir au bureau :

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Pour éviter le temps de trajet

L'avantage du travail à domicile pour les employés est qu'il leur évite de faire la navette. Avec le travail à domicile, vous n'êtes plus pressé et cela vous fait gagner beaucoup de temps le matin et le soir. Du temps que vous pouvez plutôt utiliser pour vos activités personnelles.

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Pour avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Cette raison coïncide avec la précédente. En travaillant à domicile, vous gagnez beaucoup de temps, temps que vous pouvez investir, par exemple, pour aller chercher vos enfants à l'école ou déjeuner ensemble. Vous pouvez également faire de l'exercice avant ou après le travail ou vous occuper entre-temps des tâches ménagères comme la lessive.

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Pour se concentrer

Certaines personnes travaillent tout simplement mieux et sont plus concentrées lorsqu'elles travaillent à domicile. Il y a moins de distractions. Les employés n'ont pas à se soucier du bruit ou d'être interrompus par des collègues qui veulent discuter ou vous poser des questions. Bien que la socialisation au bureau soit manquée lorsque vous travaillez entièrement à domicile, elle vous empêche également d'accomplir vos tâches.

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Des attentes différentes entre l'employeur et l'employé

Il semble y avoir une incohérence entre ce que les employeurs pensent que les employés veulent et ce que les employés veulent réellement. Par exemple, 60 % des employés de bureau qui ont déclaré préférer le travail hybride en raison de la partie sociale indiquent qu'ils n'ont pas toujours les interactions avec leurs collègues qu'ils espéraient. Cela peut être le cas parce que, par exemple, les membres de l'équipe que vous aimeriez voir ne sont pas au bureau le même jour que vous. Cela donne l'impression que se rendre au bureau est une regrettable perte de temps.

En outre, les employeurs et les employés semblent avoir des conceptions différentes de l'utilité du bureau. Après deux ans de travail à distance, chacun a développé ses propres attentes quant à la façon de passer son temps. Lorsque de plus en plus d'employés retournent au bureau, il devient évident que leur expérience professionnelle s'est détériorée. Ils ont plus de mal à se concentrer, leur niveau de stress est plus élevé pendant les trajets et leur niveau de satisfaction professionnelle semble être plus faible.

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Conseils pour inciter les gens à retourner au bureau

Maintenant que nous sommes allés à la racine du problème et que nous avons expliqué certaines des divergences entre employeurs et employés, il est temps de mettre en lumière quelques conseils et solutions potentielles qui pourraient aider votre entreprise. En d'autres termes, comment faire en sorte qu'il soit intéressant pour les membres du personnel de revenir au bureau ?

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Écoutez vos employés

Ce conseil peut sembler être une porte ouverte, mais il est plus important que ce que l'on pourrait croire. Vous pouvez encourager les membres de votre personnel à revenir au bureau en écoutant et en reconnaissant leurs commentaires.

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Une enquête à grande échelle de Future Forum souligne que 66 % des chefs d'entreprise élaboraient des plans de retour au bureau après le COVID-19 sans aucune contribution directe de leurs employés. Sans le feedback des employés, une entreprise est plus susceptible de faire des hypothèses erronées et donc de perdre du temps et de l'argent dans le processus. Vous pensez peut-être avoir trouvé la bonne incitation pour faire revenir la main-d'œuvre, mais il se peut que vous vous soyez trompé et que l'initiative de RTO se soit soldée par un échec pour cette raison. Vous pouvez facilement éviter cela en prenant le temps de sonder votre personnel. Le retour au bureau est principalement pour eux après tout, alors autant les écouter et s'assurer qu'ils sont heureux.

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Pas de "taille unique"

L'enquête du Future Forum montre également que les dirigeants préfèrent travailler depuis leur bureau plus que les employés en raison de la disparité d'expérience. Les parents préféreront probablement un modèle de travail hybride afin de pouvoir passer plus de temps avec leurs enfants. Ou encore, un membre du personnel qui étudie également à temps partiel et doit se rendre à des cours du soir ou a besoin de temps pour étudier perdra beaucoup de temps crucial en raison des trajets domicile-travail. Les managers ne sont pas toujours conscients de cette disparité d'expérience. Au lieu de rédiger aveuglément un plan de retour au travail, assurez-vous d'abord de parler à vos employés et d'écouter ce qu'ils ont à dire. Il se peut que vous passiez à côté de quelque chose et que vous ne voyiez pas ce qui est important pour eux.

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Microsoft

Les dirigeants de Microsoft se sont montrés très à l'écoute. Microsoft compte plus de 160 000 employés dans le monde. On peut donc dire que c'est un véritable défi de convertir le modèle de travail traditionnel en un modèle de travail hybride. Pourtant, ils ont réussi ! Comment ? En adoptant une attitude de croissance et en écoutant attentivement leurs employés. Chez Microsoft, les employés sont désormais autorisés à travailler à domicile au moins 50 % du temps. Vous souhaitez travailler davantage à domicile et votre responsable est d'accord ? Alors vous pouvez le faire !

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Des guides ont été élaborés pour rendre leur nouveau modèle de travail hybride aussi clair que possible pour tous. Les employés de Microsoft en ont un qui s'appelle le Guide de flexibilité du lieu de travail hybride. Dans ce guide, vous trouverez des exemples d'accords d'équipe, des modèles et des outils pour le travail hybride. Le deuxième guide s'intitule Hybrid Work ; A Guide for Business Leaders. Il résume une grande partie de ce que Microsoft a appris sur la façon de réimaginer les personnes, les lieux et les processus dans un monde hybride.

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Définir l'objectif du bureau

Notre deuxième conseil est de s'asseoir et de repenser l'objectif du bureau. Votre bureau doit-il être le facteur de connexion entre les équipes ? Est-il un lieu de rencontre ? Est-il un espace où l'on peut se concentrer ? Ou une combinaison de tout cela ? Lorsque vous avez une idée claire de l'objectif de votre bureau, vous pouvez organiser l'espace en conséquence et le communiquer à votre personnel.

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TomTom

Une entreprise qui a défini le "pourquoi" de son bureau est TomTom. Elle a créé une stratégie de travail basée sur l'activité en action appelée W@TT. L'idée maîtresse de cette stratégie est que tout est possible : tout est question de choix et de ce qui convient à l'employé et à son équipe. Qu'il s'agisse de collaboration, de temps calme ou social, de réunions en face à face ou en ligne. Les bureaux sont aménagés de manière à correspondre à cette stratégie. Ils ont été réaménagés en espaces cool, au design unique. Chacun d'entre eux dispose d'espaces dédiés où vous pouvez vous concentrer, collaborer et vous connecter.

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Donnez de la liberté et de l'autonomie à vos employés

Les employés ne veulent pas qu'on leur dise quand aller au bureau, selon Nicholas Bloom, professeur à Stanford, qui, avec d'autres universitaires, a mené une vaste étude permanente sur les travailleurs à distance, appelée WFH Research. L'autonomie sur le lieu de travail revêt une grande importance car elle accroît le sentiment de satisfaction professionnelle, la motivation, la créativité et le bien-être général d'un employé. Les entreprises qui ont abandonné leurs méthodes de microgestion au profit de l'autonomie et de l'autogestion ont constaté que leurs employés étaient plus productifs. Donner à vos employés la liberté de choisir eux-mêmes s'ils travaillent à domicile ou au bureau est un excellent moyen de répondre positivement à leur besoin d'autonomie.

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Spotify

Spotify est une entreprise qui offre à ses employés flexibilité et autonomie. Avant même le début de la pandémie, Spotify réfléchissait déjà à la refonte de son modèle de travail. L'entreprise a toujours pensé que la mondialisation et la numérisation étaient les moteurs d'un lieu de travail plus flexible, ce qui est bénéfique à la fois pour l'entreprise et pour ses employés. La pandémie a accéléré leur processus et ils ont maintenant une politique de travail de n'importe où.

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Les convictions qui sous-tendent cette politique sont les suivantes : le travail n'est pas quelque chose pour lequel vous venez au bureau, c'est quelque chose que vous faites. Vous ne pouvez pas mesurer l'efficacité par le nombre d'heures que les gens passent dans un bureau. Donner à vos employés de la flexibilité et de l'autonomie favorisera un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et, enfin, fonctionner comme une organisation distribuée produira des méthodes de travail meilleures et plus efficaces. Les deux principaux fers de lance du modèle de travail hybride de Spotify sont les suivants :

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1) Mon mode de travail - Les employés pourront travailler à temps plein depuis leur domicile, le bureau ou une combinaison des deux. La décision peut être prise en concertation avec leur manager.

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2) Choix du lieu de travail - Les employés disposent également d'une plus grande flexibilité quant au pays et à la ville à partir desquels ils souhaitent travailler (avec certaines restrictions pour tenir compte des problèmes de fuseaux horaires et des lois sur les entités régionales). Si un employé ne vit pas à proximité d'un bureau Spotify, la société lui propose un abonnement à un espace de coworking.

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Utilisez l'art de l'incitation

Obtenir l'adhésion des employés est peut-être le plus grand défi lors de la mise en œuvre de nouvelles méthodes de travail. En utilisant les nudges, le changement de comportement devient plus facile et plus amusant ! Les tentations stimulent un comportement différent, de manière positive et sur la base de la motivation intrinsèque des employés. Cela signifie que vous concevez les options de manière à influencer le résultat, sans pour autant les restreindre. Ces "architectures de choix" - de petits changements de conception - ont un rôle important à jouer pour permettre des décisions éclairées.

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Un coup de pouce a toujours un certain nombre de caractéristiques fixes. Par exemple : le nudge n'est pas une obligation, mais un choix. Le caractère est toujours positif et ajoute quelque chose à l'environnement de travail, sans rien changer. Dans le cas du travail hybride, un bon nudge peut consister à utiliser un logiciel flex office qui indique quand les collègues favoris sont au bureau. Ce lien social pourrait inciter un employé à y aller aussi. Car l'aspect le plus important pour les employés de se rendre au bureau est l'aspect social.

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Utiliser des incitations plutôt que des conséquences

L'interdiction aide-t-elle à faire avancer les choses ? Chez Ciao, nous croyons davantage au principe : stimuler et motiver. C'est pourquoi nous vous conseillons d'essayer de vous concentrer sur les incitations et d'offrir des avantages qui rendent le retour au bureau plus attrayant pour les employés. Vous pouvez proposer des incitations financières telles qu'un bon d'achat ou des coupons alimentaires. Une autre bonne option pourrait être de donner à vos employés une allocation de voyage régulière pour les dépenses comme l'essence ou les transports publics. Car nous savons tous que l'un des grands avantages du travail à distance est d'économiser sur ces dépenses ! Vous pouvez également offrir un déjeuner gratuit à vos employés. Un déjeuner gratuit (et frais) est une incitation simple, mais très efficace ! Cela pourrait bien être la raison pour laquelle un membre du personnel vient au bureau ce jour-là. Une entreprise peut également offrir un moyen de répondre à la forte inflation dans laquelle nous nous trouvons actuellement. Gaz, électricité, épicerie : tout devient de plus en plus cher. En se rendant au bureau, votre employé économise sur ces coûts.

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Rendez le bureau attrayant

Rendez votre bureau aussi attrayant que possible. Réfléchissez aux aménagements que vous pouvez ajouter à l'espace de travail physique pour le rendre plus intéressant pour les employés. Des bureaux debout, une salle de fitness, une salle de repos aménagée, de meilleures chaises de bureau, un meilleur parking, une grande table à laquelle s'asseoir pour le déjeuner avec des chaises confortables (et un repas fraîchement préparé)... Les possibilités sont infinies. Et parce que chaque employé est plus heureux et plus productif dans un environnement propre et bien rangé, vous devez investir dans l'entretien du bureau pour en faire un lieu où les gens ont envie de passer du temps. Vous pouvez également envisager d'ajouter des plantes et des œuvres d'art murales pour rendre l'espace physique un peu plus accueillant. Toutes les petites choses s'additionnent !

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Organiser des événements sociaux

La raison la plus fréquemment citée par les employés pour se rendre au bureau est l'aspect social. En tant qu'employeur, vous pouvez facilement y remédier. Comment ? En organisant de temps en temps des événements sociaux, petits ou grands. Il peut être amusant et gratifiant d'interagir avec ses collègues et un événement social sur le lieu de travail est le moyen idéal d'y parvenir ! Les événements d'entreprise nous donnent une raison supplémentaire de venir au travail. Qu'il s'agisse de jeux au bureau, d'un verre après le travail dans le bar préféré du coin ou d'un barbecue d'été, tous ces événements encouragent les employés à travailler au bureau ce jour-là.

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Les événements peuvent aider les employés à tisser des liens entre eux, à connecter les départements, à inspirer la positivité et à améliorer le bonheur des employés. Ou, comme l'écrit le Guardian, "le travail d'équipe, les événements sociaux et la culture d'entreprise sont essentiels au bonheur au travail".

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Maintenant, c'est votre tour !

Nous sommes très curieux : quelles astuces allez-vous appliquer pour rendre le retour au bureau attractif pour votre personnel ? Notre conseil : appliquez-les tous ! Nous sommes heureux de vous aider avec notre logiciel de réservation de bureau pour faciliter votre retour au bureau et celui de votre personnel quand cela vous convient. Vous pouvez réserver une démonstration sans engagement avec nous pour l'essayer vous-même. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous en faire part !