Le concept du flex office n'est pas nouveau. Pourtant, il a influencé notre façon de travailler et accéléré l'idée que la flexibilité de l'espace de travail est une nécessité. Les bureaux flexibles ont pris forme et sont devenus de plus en plus courants dans le monde des affaires. 

Lorsque les entreprises ont commencé à réaliser que les flex offices pouvaient présenter de grands avantages (par exemple: des réductions de coûts), la transition n'a pas été si facile pour les employés qui doivent souvent s'habituer à de tels changements. Il existe néanmoins une façon de procéder en douceur en veillant à s'entourer de technologies adaptées tout en étant organisé quant à la transition d'un espace de travail traditionnel à un flex office. 

Dans cet article, vous allez découvrir le thème du flex office, sa définition ainsi que les avantages et les inconvénients d'avoir un flex office. 

Qu'est-ce qu'un flex office ?

Un flex office est basé sur l'idée de ne pas avoir de bureaux assignés pour les employés. Cela signifie également qu'il y a moins de bureaux par rapport au nombre d'employés. Par conséquent, les personnes doivent choisir leur bureau de travail en fonction de leur disponibilité.

Un lieu de travail flexible doit également être conçu de manière à répondre aux besoins uniques et changeants qu'une entreprise peut avoir à un moment donné (espace de bureau, restructuration interne, lancement de nouveaux départements, changements de personnel, etc.) Dans ces cas, l'adaptabilité d'un flex office est essentielle pour une entreprise. La flexibilité peut grandement contribuer à l'évolution d'une entreprise. 

Les avantages du flex office

Pour une meilleure utilisation de l'espace de travail et une réduction des coûts

1. Réduire l'espace de bureau

Un flex office vous permettra d'optimiser l'espace dont vous disposez pour que vos employés puissent travailler. Il a été démontré que l'espace de travail n'est généralement pas utilisé à sa pleine capacité dans la plupart des bureaux. Selon l'étude de Vergesense, de nombreux facteurs expliquent pourquoi les espaces de travail sont actuellement sous-utilisés. 

Par le passé, la conception des bureaux était fortement axée sur le travail individuel, chaque employé disposant de son propre espace pour s'asseoir, se concentrer et travailler [...]. Avec l'essor du mouvement de travail à distance, nos données nous indiquent qu'une attribution excessive d'espace de travail individuel pourrait conduire à une sous-utilisation majeure. (Vergesense)

D'autres recherches menées par Vergesense et WeWork ont montré que les bureaux ne sont occupés que moins de 50 % du temps. Ce chiffre tient compte des vacances, des jours de maladie, des réunions externes, des événements, etc. Cela signifie que les 50 % restants sont "gaspillés". C'est la moitié de l'espace disponible. Et avec le nouveau modèle de travail hybride, qui offre encore plus de flexibilité pour travailler à distance certains jours, ce pourcentage d'utilisation est considérablement réduit.

En aménageant un flex office, vous pouvez adapter l'espace de travail à ses besoins réels. Vous vous assurez également un "tampon" pendant que votre entreprise continue à se développer. Cela vous évitera tout tracas futur lors du déménagement dans un bureau qui pourrait être bien trop grand pour les besoins actuels de l'entreprise ou, au contraire, d'avoir un bureau surpeuplé parce que l'espace de travail est devenu trop petit. Avec la bonne technologie, vous pouvez mieux gérer et contrôler l'occupation de votre bureau. Un logiciel flex office peut être d'une grande aide dans ce cas.

2. Réduire les coûts de l'espace de travail

En optant pour un flex office et des sièges non attribués, l'espace de bureau total sera optimisé et utilisé à son véritable potentiel, puisque les employés partageront les bureaux disponibles. L'espace de bureau peut donc être adapté aux besoins réels de l'organisation, ce qui permet de réaliser des économies d'espace et de coûts immobiliers. 

Imaginons qu'en moyenne, seuls 50 % de vos employés viennent au bureau tous les jours, vous pourriez alors avoir un ratio employé/bureau de 2:1 (2 personnes par bureau). Cependant, vous devez tenir compte du fait que l'affluence fluctue d'un jour à l'autre. Pendant les jours de grande affluence, il se peut que plus de 70 % des employés souhaitent travailler depuis le bureau. Dans ce cas, vous devez vous assurer que votre ratio employés/bureau permet un débordement occasionnel. 

Il est très courant pour les entreprises d'opter pour un ratio 10:7 (10 employés pour 7 bureaux). En gardant cela à l'esprit, vous pourriez réduire votre espace de bureau et vos coûts jusqu'à 30% en passant à un flex office. Bien entendu, cela dépend également du nombre d'espaces partagés (salles, espaces sociaux, ...) alloués. 

Créer un espace de travail dynamique et flexible

1. Un espace de travail flexible pour répondre aux besoins de chacun

Un espace de bureau flexible offre aux gens le choix de l'endroit où ils sont le plus productifs pour le travail qu'ils ont à faire. Donner aux employés la possibilité de travailler quand et où ils veulent être le plus productifs permet de créer un véritable équilibre en termes de style de travail, de besoins et de personnalités des employés, qui peuvent être très différents les uns des autres. Selon Qualtrics, l'expérience des employés devient de plus en plus importante. Les entreprises doivent être à l'écoute de leurs employés afin d'identifier ce qui compte pour eux, et créer des expériences personnalisées et sur mesure.

Au bureau, les gens se concentrent différemment. Certains trouvent leur énergie et leur motivation dans la dynamique du bureau, d'autres ont besoin de l'environnement paisible d'une pièce silencieuse pour être plus efficaces. Par exemple, les introvertis peuvent préférer rester chez eux car les interactions sociales peuvent être épuisantes pour eux, tout comme les extravertis peuvent préférer venir au bureau pour être stimulés. Que la concentration soit trouvée à 100% dans les espaces collaboratifs ou à 100% dans une zone silencieuse du bureau, c'est la même chose. Le rôle de l'entreprise est très important car l'employeur a la possibilité de soutenir les styles de travail des employés, ce qui ne fera qu'améliorer le bien-être des employés sur le lieu de travail.

2. Concevoir le bureau pour le travail basé sur différents types d'activités

Fondamentalement, le travail par activité reconnaît que des personnes différentes - et même la même personne tout au long de la journée - ont besoin d'environnements de travail différents. Les bureaux conçus pour permettre le travail par activité offriront différents espaces qui répondront aux besoins de divers types de tâches. 

• Vous avez besoin d'organiser une réunion ou avoir un meeting en ligne ? Vous pouvez aller dans une cabine téléphonique pour plus d'intimité. ☎️
• Vous avez besoin de faire un brainstorming avec votre équipe ? Pas de soucis, vous pouvez tous vous réunir dans une salle de réunion équipée de grands tableaux blancs. Parfait pour noter toutes vos idées ! 💡
• Vous voulez discuter avec un collègue autour d'un café ? Vous pouvez vous rendre directement dans l'une des zones sociales, qu'il s'agisse de la cafétéria ou d'une zone ouverte avec des canapés confortables. ☕

Il s'agit de disposer d'une diversité d'options d'espace de travail afin de fournir aux employés la meilleure configuration et le meilleur environnement de travail (espace, équipement, acoustique, ...) pour exécuter le travail qu'ils doivent faire. 

Vous trouverez différents éléments dans la plupart des espaces de travail flexibles, chacun d'entre eux favorisant l'adaptabilité et la collaboration. Concrètement, cela signifie qu'un employé peut décider de travailler à partir d'un ordinateur portable dans un endroit calme où il peut se concentrer, et utiliser un espace partagé collaboratif pour rencontrer d'autres coéquipiers autour d'un café. 

Un bon aménagement flexible du lieu de travail permettra également aux employés de se rencontrer plus souvent en face à face, notamment dans des espaces partagés, pour faire du brainstorming, multiplier les interactions et les idées. En pouvant discuter dans des sièges confortables situés dans les espaces ouverts, vos employés ont la possibilité de penser à des idées innovantes, ce qui ne peut être que bénéfique pour l'évolution de l'entreprise. 

Dans l'ensemble, un flex office bien conçu donnera aux employés l'espace dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes.

Les défis du flex office

Une transformation difficile pour les employés

Un environnement de travail traditionnel qui se transforme soudainement en un bureau flexible sans sièges assignés peut être assez déstabilisant pour les employés. En outre, cela peut également constituer un défi pour les employeurs et les managers, comme vous pouvez le lire dans notre article"4 défis auxquels les responsables de bureau sont confrontés lorsqu'ils passent à l'hybride". Les employés sont très attachés à leur bureau. La plupart d'entre eux aiment s'approprier leur bureau en y ajoutant des objets personnels tels que des photos, une plante, des blocs-notes, des dossiers ou leur stylo préféré.

En outre, si l'on adopte l'approche "premier arrivé, premier servi", les employés peuvent se sentir frustrés à plusieurs niveaux. Ils subissent davantage de pression et de stress car ils doivent trouver une place convenable une fois arrivés au bureau. L'expérience d'aller au bureau devient soudainement une bataille constante. Dès que cela se produit, l'expérience professionnelle des employés change et, pour la plupart, se détériore considérablement. 

Il peut devenir difficile de s'asseoir à côté de collègues de la même équipe, ce qui réduit la collaboration au sein de l'équipe. Les employés peuvent également ne pas disposer du bon équipement pour travailler, ce qui augmente la frustration et le manque de concentration pendant les heures de travail. 

Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'un bureau flexible peut avoir un impact important sur les employés. Mais bien sûr, il existe des moyens de contourner ce problème. Il est important de s'équiper des bons outils afin que cette transition se fasse le plus facilement possible pour vos employés. L'une des options serait d'offrir à vos employés la possibilité de réserver un bureau à l'avance en utilisant une application de gestion de réservation de bureau, ce qui offrira une meilleure expérience pour les employés dans un flex office.

Gestion de l'occupation du lieu de travail 

Le deuxième inconvénient commun est lié à la gestion de l'occupation des bureaux. Comme mentionné précédemment, un flex office est aménagé de telle sorte qu'il y a plus d'employés que de postes de travail disponibles. Il y a quelques scénarios à garder à l'esprit dans ce cas. 

L'un des principaux défis consiste à s'adapter à un flux souvent inégal d'employés venant au bureau. Par exemple, il peut y avoir des jours de grande affluence, où la plupart des gens veulent aller au bureau et où certains se retrouvent sans bureau pour travailler. Leur temps de productivité est donc perdu et la frustration s'installe. Surtout pour ceux qui ont eu de longs trajets pour arriver au bureau.

Un autre scénario tout à fait opposé est le suivant : lorsqu'il y a très peu de personnes au bureau. Dans ce cas, les employés ne trouvent pas l'énergie et la motivation nécessaires pour travailler. La principale raison pour laquelle les gens vont au bureau est de collaborer, mais si personne n'est physiquement présent, cet aspect du lieu de travail est perdu. 

Ces deux scénarios sont problématiques car les employés risquent de ne pas revenir au bureau pour travailler s'ils associent le bureau à une perte de temps (voyager pour rien) ou à une journée passée seul au bureau, qu'ils auraient pu faire à la maison. Cela devient également un challenge pour les employeurs, car la plupart des entreprises s'efforcent aujourd'hui de faire revenir les gens au bureau. 

Une fois encore, c'est là que la technologie et les bons outils permettent d'éviter les situations où les employés ressentent de la frustration, du stress et un manque de concentration au travail. Par exemple, un collègue qui sait quand le reste de l'équipe sera au bureau se sentira plus en confiance pour venir. Un logiciel flex office ou une application de réservation de bureau permettent aux personnes de réserver leur place avant de se rendre au bureau et ne risque donc pas de n'avoir aucun bureau pour travailler.

Conclusion

Comme de nombreuses entreprises travaillent aujourd'hui de manière hybride, le passage à un flex office est une étape qui semble logique. Après une longue période de travail à distance, les employés ne sont plus aussi attachés à leur bureau et sont prêts à s'en défaire en échange d'autres options de travail et de plus de flexibilité. 

La création d'un flex office réussi comporte de nombreux éléments, mais les avantages sont gratifiants. Un flex office bien aménagé peut conduire à un lieu de travail plus rentable et à une meilleure utilisation de son espace. 

Tout au long du processus (et au-delà), il est important de maintenir la communication entre l'employeur et les employés pour s'assurer que l'expérience des employés au bureau reste élevée. La création d'un lieu de travail dynamique et adaptable en fait partie, mais avec l'aide de la technologie, la transformation sera plus fluide. Une technologie telle qu'un logiciel de flex office ou un outil de réservation de bureaux offre des fonctionnalités telles que la réservation de bureaux, le soutien des RH, le calcul des salaires, mais elle tient également compte de l'expérience des employés. Une combinaison idéale pour une transition de bureau réussie.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour mettre en place votre bureau flexible. Nous sommes là pour vous aider !