Chez Ciao, nous aimons nous inspirer de ceux qui ont adopté avec succès un modèle de travail hybride. Voys, un fournisseur de télécommunications néerlandais, a été élu "Meilleur employeur hybride de Groningue 2022" plus tôt cette année. Nous avons eu le plaisir d'interviewer Dick Wierenga, innovateur de l'entreprise hybride, de Voys. Découvrez-en davantage sur leurs méthodes de travail hybrides dans l'interview ci-dessous.

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Dick, pouvez-vous nous dire à quoi ressemble la politique hybride de Voys ?
Le bureau de Voys est semblable à ce qu'il était auparavant, à l'exception du taux d'occupation qui est plus bas qu'avant, car les gens travaillent aussi à domicile. Le taux d'occupation des bureaux est maintenant d'environ 30%. Chacun est autorisé à travailler où il le souhaite. Il est également possible de travailler à distance depuis un autre pays, à condition de respecter les règles fixées par notre service fiscal.

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Et avez-vous rencontré des difficultés lors du passage au model de travail hybride ?
Nous n'avons pas rencontré de difficultés. Nos systèmes étaient déjà largement configurés pour le travail à domicile. Par exemple, nous travaillions déjà avec des outils numériques tels que Google Drive, Slack et Google Meet. Chez Voys, nous avons très vite compris que la pandémie ne serait pas temporaire, et nous avons donc mis en place un "kit de travail à domicile". Notre équipe pouvait choisir si elle voulait, par exemple, un bureau debout, une chaise de bureau, un écran, une station d'accueil, des écouteurs réducteur de bruit, etc. Nous avons proposé de les soutenir en leur fournissant tout l'équipement nécessaire que l'on trouverait habituellement dans nos bureaux.

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Et maintenant ? Avez-vous rencontré des difficultés concernant la politique de travail hybride ?
La seule inquiétude est de savoir si nos équipes vont devenir des "silos" isolés car il y a moins d'interactions au bureau : à la machine à café ou lors des pauses déjeuner. Ce sont des lieux de rencontre importants au bureau pour entrer en contact avec des collègues d'autres départements.

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Plusieurs entreprises luttent contre ce sentiment de cloisonnement entre les équipes. Avez-vous constaté une diminution des liens entre vos collaborateurs et, si c'est le cas, comment faites-vous pour que ceux-ci continuent à tisser des liens sociaux ?
Je suis d'accord pour dire qu'il y a des silos, même chez Voys. C'est une de nos préoccupations et nous n'avons pas encore trouvé la solution parfaite. Ce que nous essayons de faire pour les éviter, c'est d'organiser des activités où toutes les équipes sont présentes.

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Vous donnez beaucoup d'autonomie à vos employés. Cela a-t-il toujours été le cas ou cela s'est-il développé pendant et après la pandémie ?
Cela a toujours été le cas. Nous croyons à la confiance plutôt qu'au contrôle et à l'auto-organisation plutôt qu'à la hiérarchie de gestion. Rien n'a changé à cet égard. Nous constatons toutefois que les collègues sont plus libres de décaler leurs horaires afin d'effectuer des tâches personnelles ou pratiques entre les deux. Par exemple, ils peuvent aller chercher leurs enfants à l'école, faire du sport, etc. Ils compensent ces heures "perdues" plus tôt le matin ou plus tard le soir.

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On peut donc dire que l'autonomie se traduit dans votre culture d'entreprise ?
Vous pouvez effectivement le dire ! Cela a toujours été le cas. Depuis des années, nous travaillons avec Holacracy (une méthode de gestion décentralisée et de gouvernance organisationnelle) comme "modèle de gestion" et "sans managers". Tous nos collègues jouissent d'une grande liberté, mais aussi d'une grande responsabilité.

Communication

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Comment avez-vous réinventé vos modes de communication pour créer une bonne expérience pour tous les employés ? Pas seulement pour ceux qui travaillent au bureau, mais aussi depuis leur domicile.
Exactement comme avant : nous utilisons Slack. Le canal #announcements, par exemple, est un canal crucial pour tout le monde et il contient toutes les dernières mises à jour et les annonces importantes qui sont pertinentes pour tout le monde. La "séance pizza" mensuelle a également été mise en ligne immédiatement, tout comme notre réunion semestrielle. Cela fonctionne très bien pour nous !

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Vous restez donc en contact via Slack. Utilisez-vous d'autres outils ?
Outre Slack, nous utilisons également Donut, une application qui met en relation les collègues qui souhaitent participer avec un collègue de l'entreprise choisi au hasard. Ainsi, vous pouvez discuter avec un collègue avec lequel vous ne parlez pas forcément d'habitude. C'est un peu comme la machine à café ou la cantine du bureau qui, normalement, permet ce type d'interactions. C'est une bonne activité de cohésion d'équipe.

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Avez-vous mis en place des règles ou des directives spécifiques en matière de communication pour rendre le lieu de travail plus inclusif (entre les personnes à distance et au bureau) ?
Non, nous ne l'avons pas fait. Je vois d'autres entreprises (informatiques) qui imposent des jours fixes obligatoires, mais nous voulons rester à l'écart de cela. Nous essayons d'organiser régulièrement des activités amusantes et ces mini-événements sont bien suivis. La disposition des bureaux va probablement changer dans les mois à venir, avec davantage d'endroits pour avoir des appels (vidéo) et des zones créatives pour stimuler la collaboration au bureau.

Liens sociaux et culture

L'une des principales raisons de faire revenir les gens au bureau est de créer des moments qui favorisent la créativité et l'innovation. Comment Voys s'assure-t-elle que ces moments se produisent toujours ?
C'est une bonne question et c'est aussi une question qui nous préoccupe chez Voys. Je n'ai pas encore de réponse.

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Avez-vous également créé de nouveaux rituels d'entreprise, tels que des événements ?
Nous n'avons pas de nouveaux événements structurels. Nous organisons une sortie d'équipe trimestrielle, des dîners ou fêtes régulières pour l'ensemble de l'entreprise, mais nous le faisions aussi auparavant. Par contre, nous avons un nouveau canal Slack avec les événements de vie de nos employés, où ils sont félicités pour leur anniversaire, mais aussi pour donner des nouvelles de leur famille, etc.

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Avez-vous apporté des changements à votre lieu de travail physique pour favoriser le lien social ?
 Nous travaillons sur un projet de réaménagement de notre bureau. Mais nous n'avons encore procédé à aucun changement. Nous avons l'idée de transformer notre cafétéria en une sorte de coin café pour que vous puissiez vous asseoir et travailler plus facilement.

L'intégration est un moment crucial pour les nouveaux employés, car elle leur permet d'entrer en contact avec l'entreprise, de nouer des relations qui les aideront dans leur travail, etc. Comment Voys créé une expérience agréable pour les nouveaux employés à travers cette culture de travail hybride ?
Nous utilisons l'outil Appical depuis plusieurs années maintenant. Appical est une plateforme d'onboarding qui simplifie ce processus pour nous en tant qu'entreprise. Nous l'avons perfectionné et il contient tout ce qu'un nouveau collègue a besoin de savoir. Lorsque la pandémie est arrivée, nous avons ajusté quelques éléments, mais cela garantit que les collègues peuvent prendre un bon départ, même dans "l'ère hybride".

La technologie sur le lieu de travail

Le lieu de travail devient de plus en plus numérique. Voys considère-t-elle que la technologie joue un rôle dans la réussite du travail hybride ?
La technologie est extrêmement importante pour faire du travail hybride un succès. Comme je l'ai dit précédemment, nous disposions déjà des meilleurs outils pour travailler en ligne, et ils étaient immédiatement applicables au travail à domicile. Nous cherchons constamment à voir s'il existe de nouveaux systèmes améliorés pour le travail hybride. Nous avons expérimenté les "réunions hybrides", mais cela ne fait plaisir à personne. Nous avons donc convenu de nous réunir en ligne, sauf si tout le monde (par coïncidence) se trouve au bureau.

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Quelles sont les technologies que vous utilisez pour favoriser l'engagement des employés, l'expérience sur le lieu de travail, etc.
Nous en avons utilisé quelques-unes ! La première est Friday Pulse, qui permet aux employés de partager comment s'est passée la semaine, de complimenter les gens et/ou de mentionner toute frustration potentielle. Un autre outil est Slack, qui assure une plus grande interaction entre collègues. Nous utilisons également Donut pour des rendez-vous café en ligne en tête-à-tête entre collègues et nous organisons diverses activités le vendredi après-midi sur cette plateforme, comme des jeux en ligne.

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Pour conclure cette interview, quel(s) conseil(s) donneriez-vous aux autres entreprises qui se lancent dans le travail en mode hybride ?
Fournissez un bon équipement pour pouvoir travailler à domicile. De plus, un check-in quotidien est une bonne idée pour qu'une équipe reste "synchrone". Faites-le à la fin de la journée, par exemple. Et enfin : expérimentez. Si quelque chose ne fonctionne pas, essayez quelque chose de nouveau. Soyez réaliste et essayez d'étayer les changements par des données (ou par les recherches existantes sur le travail à domicile).