Avec une plus grande flexibilité pour les employés qui peuvent décider de leur lieu de travail, il est désormais plus difficile pour les employeurs de calculer les indemnités ou autres avantages dans la paie. Ceci est particulièrement difficile si les avantages sont liés au lieu de travail effectif: domicile, bureau ou ailleurs ?

Lorsque tout le monde allait au bureau presque à temps plein, la plupart des entreprises se contentaient de fixer un montant mensuel sans vraiment vérifier où les gens travaillaient. Pour quelques jours de travail à domicile, cela ne valait pas la peine d'ajuster la paie chaque mois. 

Dans chaque pays, les règles et les calculs sont différents. Dans certains pays, vous recevez une indemnité de déplacement pour les jours passés au bureau, dans d'autres, des subventions pour les jours de travail à domicile... Mais pour tout le monde, c'est maintenant un tracas pour les RH de préparer la paie. 

Simplifier le calcul des salaires en cas de travail hybride

La clé est de collecter d'une manière ou d'une autre les données de présence de vos employés afin de pouvoir ajuster le calcul de la fiche de paie pour les indemnités de déplacement ou de travail à domicile. Plusieurs options s'offrent à vous pour cela :

1. Utilisation des rapports Excel

Demandez à vos employés de garder une trace et de faire un rapport en excel à la fin du mois où ils ont travaillé. C'est facile à mettre en place, mais c'est une véritable corvée, tant pour l'employé que pour le service des RH. Un travail administratif de plus que vos employés devront effectuer. Et du côté des RH, il faudra encore calculer et saisir les données manuellement dans le logiciel de paie. Excel est un outil formidable pour de nombreuses choses, mais il limite vraiment votre lieu de travail hybride.

😡 Mauvaise expérience pour les employés

😡 Consommation de temps pour les employés et les RH

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2. Rapport dans votre système RH

Certains logiciels RH ont ajouté la possibilité pour les employés de signaler leur lieu de travail. Du point de vue des RH, l'avantage est que vous obtenez toutes les données en un seul endroit et que vous pouvez facilement automatiser le calcul des salaires.

😡 Double déclaration pour les employés s'ils utilisent également un système de gestion du lieu de travail.

😡 Juste un outil de rapport, n'aidant pas au travail hybride.

🙂 Calcul facile des salaires

3. Utiliser un outil de gestion du lieu de travail avec intégration du SIRH

Avec notre logiciel de flex office, les données de présence sont capturées au fur et à mesure qu'ils utilisent l'outil pour d'autres activités. Cela signifie que les employés réservent un bureau au bureau et que cette information est stockée puis envoyée automatiquement au logiciel de paie. 

Ainsi, les employés vivent une bonne expérience en utilisant un outil qui leur apporte de la valeur : savoir qui va au bureau et quand, trouver un bon endroit pour travailler, réserver un espace ou un bureau pour s'assurer de travailler dans de bonnes conditions au bureau, etc.

🙂 Bonne expérience pour les employés

🙂 Faciliter la collaboration de travail hybride

🙂 Calcul facile des salaires

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Pays-Bas : Indemnité de déplacement et indemnité de télétravail

Aux Pays-Bas, il y a des changements importants dans le calcul des salaires depuis 2022 pour l'indemnité de déplacement et la nouvelle indemnité de télétravail.

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Indemnité de déplacement (reiskostenvergoeding)

Si le remboursement des frais de voyage par l'employeur n'est pas exigé par la loi, la plupart des entreprises néerlandaises le proposent dans le contrat de travail. 

Avant le 1er janvier 2022, si le salarié se rendait au bureau au moins 128 jours par an, l'entreprise pouvait calculer l'indemnité sur une base annuelle comme si le salarié voyageait 214 jours ouvrables. Les entreprises se contentaient donc de définir un paiement mensuel fixe, car presque tout le monde se déplaçait plus que le minimum légal de 2,6 jours par semaine. 

À partir du 1er janvier 2022, si l'employé se rend moins de 128 jours par an au bureau, il est tenu de déclarer les jours où il s'est rendu au bureau, et la paie sera calculée sur la base des jours réels au bureau.

Si vous avez une politique de travail hybride où les employés doivent se rendre au bureau 3 jours par semaine, un montant mensuel fixe peut être appliqué. 

Cependant, cela aura un impact sur la flexibilité que vous accordez à vos équipes, et il serait dommage d'affecter l'expérience des employés à cause d'exigences administratives. 

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Allocation de foyer (thuiswerkvergoeding)

À partir du 1er janvier 2022, en vertu de la législation néerlandaise, les employeurs peuvent désormais accorder à leurs employés une allocation exonérée d'impôt pouvant atteindre 2 € par jour. 

Avec Ciao, vous pouvez obtenir les données mensuelles sur les voyages et le domicile pour automatiser votre paie dans AFAS et Nmbrs. Contactez-nous pour plus d'informations sur nos intégrations avec les logiciels SIRH et sur la façon dont vous pouvez créer un flex office que vos employés vont adorer.
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