Comme de plus en plus d'entreprises adoptent un modèle de travail hybride, le flex office devient la norme.

Dans un modèle qui permet aux employés de travailler au moins deux jours par semaine à domicile, le taux d'occupation des bureaux ne sera en moyenne que de 60 %. Dans cette optique, la plupart des entreprises réduisent le nombre de postes, et de ce fait, il n'y a plus assez de place pour tout le monde.

Pour gérer le taux d'occupation et veiller à ce que tout le monde ne se rende pas au bureau en même temps, de nombreuses entreprises utilisent un outil de réservation permettant aux employés de réserver leur place.  

Faut-il réserver un poste de travail?

C'est une question que nous nous sommes posés à de nombreuses reprises chez Ciao. Et nous nous la poserons probablement à nouveau, car le travail hybride évoluera et le lieu de travail avec lui. 

Et la réponse est "cela dépend". 

Chaque entreprise est différente et possède une culture différente. Vous devez trouver ce qui est le plus judicieux pour aider les gens à collaborer, à créer des liens sociaux et à profiter d'une excellente expérience professionnelle.

Cependant, les recherches menées auprès des utilisateurs ont montré qu'il y a de gros avantages à laisser les gens réserver leur propre bureau. Voici les 3 raisons principales :

1. Réduire le stress pour trouver une place

Instaurer le flex-office sans offrir la possibilité de réserver son poste de travail à l'avance crée du stress pour les employés. Ils craindront de ne pas trouver un bureau qui leur plaît pour travailler dans les meilleures conditions.

Nous avons entendu des histoires de clients qui sont passés à un modèle de bureau flexible sans utiliser de logiciel flex office et, en conséquence, certains employés se rendaient au bureau à 6 heures du matin pour s'assurer qu'ils pouvaient choisir le bureau qui leur plaisait ! Imaginez un peu... Cela ressemble à une expérience de travail horrible !

C'est comme prendre l'avion. Être coincé au milieu de la rangée n'est pas l'expérience la plus agréable. Ne préféreriez-vous pas réserver votre siège dans l'avion ?
Nous sommes même prêts à payer plus cher pour pouvoir choisir place dans l’avion. Personnellement j’aime prendre siège 4F afin de prendre une belle photo de Barcelone lors de la descente vers l'aéroport.

Pour le bureau, c'est la même chose, en réservant un poste de travail spécifique, les collaborateurs n'ont pas à s'inquiéter d'être les premiers au bureau à profiter d'un emplacement qui leur plaît. Vous pouvez déposer les enfants à l'école ou faire une course matinale sans vous soucier de savoir quel bureau sera encore disponible à votre arrivée.

2. Veiller à ce que les gens puissent s'asseoir ensemble

Le bureau est devenu un lieu de création de lien social et de collaboration. Le but principal du bureau physique est de se rencontrer en face à face pour mieux collaborer en équipe. C'est donc encore mieux si toute l'équipe peut s'asseoir les uns à côté des autres.

D'une certaine manière, la réservation d'espace pourrait suffire pour permettre aux gens de s'asseoir ensemble si les espaces ne sont pas trop grands. Et peut-être qu'en demandant gentiment à certains de vos collègues d'échanger leurs places, vous pourriez vous retrouver assis à côté de votre équipe.

Cependant, cela peut encore créer des conflits, si vous ne parvenez pas à vous asseoir tous ensemble facilement. S'il n'est pas toujours facile de trouver votre bureau préféré, il est encore plus difficile de trouver dix bureaux convenables, les uns à côté des autres, si vous ne les avez pas réservés à l'avance.

Cela ne vous rappelle-t-il pas l'époque où les sièges n'étaient pas assignés au cinéma ? Nous avions tous un billet pour la même séance de cinéma, mais quel casse-tête pour pouvoir s'asseoir tous ensemble dans la même rangée ! Faire la queue bien avant l'ouverture des portes et se précipiter pour obtenir ces 5 sièges les uns à côté des autres !

Pas le genre d'expérience que vous aimeriez reproduire sur votre lieu de travail. En réservant votre bureau à l'avance sur un plan d'étage interactif, il n'est pas nécessaire de négocier ou de modifier la disposition des sièges une fois dans le bureau.

Grâce à des outils de réservation avancés, vous pouvez restreindre ou donner la priorité à certaines équipes pour qu'elles aient accès à certaines zones du bureau. Ainsi, vos équipes restent assises ensemble si elles se rendent au bureau, mais l'espace est disponible pour une réservation de dernière minute si elles ne viennent pas.

3. Obtenez un bureau avec l'équipement adéquat

Dans de nombreuses entreprises, tous les employés ne disposent pas du même ordinateur portable ou n'ont pas besoin du même équipement pour travailler de manière productive. Vous pouvez avoir besoin d'une station d'accueil, d'un câble d'alimentation ou d'un connecteur pour l'écran différents. Certains ont un Mac et ont besoin d'un connecteur USB-C, tandis que d'autres sont encore sur ce vieux connecteur d'écran VGA (vraiment ? !). 

Mais il y a aussi une question de préférence de confort. Certains ne pourront pas travailler s'ils ne disposent pas de 2 écrans, d'autres s'en moquent.

Il est donc tout aussi important de veiller à ce que chacun trouve un bureau qui réponde à ses besoins de productivité et de confort que de trouver un bureau en premier lieu. 

La plupart de nos clients ajoutent les détails de l'équipement disponible pour chaque bureau dans notre application, afin que les employés puissent facilement choisir celui qui correspond le mieux à leurs besoins.

Trouver ce qui crée la meilleure expérience pour les employés.

Pour ces raisons, nous avons décidé d'offrir la possibilité de réserver à l’avance son poste de travail, en particulier dans une configuration de bureau flexible (flex-office). Cela permet de réduire le niveau de stress au moment de se rendre au bureau et de rendre la journée plus productive en disposant du bon équipement tout en s'asseyant à côté des personnes avec lesquelles vous devez interagir le plus.

De plus, il doit y avoir une raison pour laquelle les avions, les trains et les cinémas ont mis en place des sièges assignés et même la possibilité de choisir et de changer de siège à l'avance. Je sais que je suis plus heureux lorsque je peux choisir mon siège ! Alors pourquoi n'en serait-il pas de même pour un bureau ?

L'expérience sur le lieu de travail doit être agréable pour que les employés décident d'aller travailler au bureau et trouver le bon endroit pour travailler est essentiel pour créer une bonne expérience.

Cependant, chaque organisation et chaque bureau est différent et il peut y avoir des situations où il est plus logique de réserver un espace. La bonne nouvelle est que vous pouvez toujours le faire avec Ciao, vous avez le choix. Quelle que soit votre décision, nous vous conseillons vivement de disposer au moins d'une sorte d'outil de réservation pour aller au bureau et de vous débarrasser d'Excel, vous passeriez à côté de tant de possibilités.  

‍

Réservez une démonstration pour voir comment nous avons créé une expérience de réservation de bureau super intuitive pour vos employés.