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4 défis pour les chefs de bureau lorsqu'ils travaillent en mode hybride

Roosmarijn Jansen
Roosmarijn Jansen
Responsable Growth Marketing

Un office manager joue un rôle clé dans un bureau. Vous pouvez littéralement faire ou défaire une organisation. Votre rôle est de diriger le bureau, mais la gestion est un acte de jonglage avec une grande responsabilité. Les défis sont inévitables, en particulier lors du passage à un modèle de travail hybride. Dans cet article, nous vous aidons à vous préparer pour prévenir et/ou surmonter ces défis. C'est parti !

1) Gestion de l'occupation

Un défi majeur pour les office managers dans un système de travail hybride est de pouvoir contrôler le taux d'occupation des bureaux. Vous voulez éviter que personne ne se rende au bureau, ainsi que d'avoir un trop-plein et pas assez de bureaux disponibles pour le nombre d'employés dans le bureau. Il n'est pas recommandé de perdre du temps à deviner combien de membres du personnel seront présents dans le bureau chaque jour. Cela vous donnera du travail supplémentaire lorsqu'il y aura trop d'occupation et que les gens viendront vous voir pour résoudre ce problème.

Suivre les présences au bureau avec une feuille Excel devient ingérable, surtout pour les moyennes et grandes entreprises. Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider. Comme un logiciel de travail hybride par exemple. Avec ce type de logiciel, les employés peuvent réserver un bureau à l'avance. Que ce soit pour un nombre d'heures déterminé ou pour une journée entière. Dès que les employés arrivent, ils s'enregistrent. En tant qu'administrateur, vous pouvez voir d'un coup d'œil le nombre de réservations pour les jours à venir dans un tableau de bord. Vous pouvez également voir le taux d'occupation réel le jour même. C'est une option sûre, par exemple, lors d'une évacuation inattendue. Vous pouvez voir immédiatement combien de personnes sont dans le bureau et où elles sont assises.

En outre, il aide les employés à mieux planifier leurs visites au bureau et leurs activités de collaboration. Votre lieu de travail devient le siège d'événements de cohésion d'équipe, de collaboration et de création de liens sociaux, ce qui est essentiel pour créer un lieu de travail prospère et connecté. En disposant d'un espace approprié pour organiser ces moments importants, vos employés se sentiront davantage liés à votre entreprise. C'est également bon pour l'expérience des employés !

2) Créer une superbe expérience pour les employés dans un bureau flexible

Depuis l'avènement d'un modèle de travail hybride, les visites au bureau doivent être rentables pour vos employés. Cela peut mettre beaucoup de pression sur vous en tant que gestionnaire de bureau. En utilisant un logiciel de réservation de bureau, vous enlevez une partie de cette pression de vos épaules. En ayant un aperçu de l'occupation du bureau, vous pouvez mieux anticiper en termes de planification des ressources. Lorsque vous savez exactement combien de personnes seront présentes dans le bureau le lendemain, cela vous aide à faire des achats plus efficaces. Par exemple, en anticipant la liste des courses pour le déjeuner, le café, le thé, les articles de toilette ou les fournitures d'impression, entre autres. Vous évitez ainsi d'acheter un surplus de produits qui pourraient être gaspillés ou d'acheter trop peu. En outre, la connaissance de l'occupation des bureaux vous aide à établir les listes de nettoyage, à planifier les places de stationnement disponibles et même les cartes d'accès aux locaux. En outre, vous pouvez aménager votre bureau de manière beaucoup plus efficace en fonction de l'afflux attendu. Vous pourrez en savoir plus sur la gestion de l'espace plus loin dans cet article, à la section 5.

Lorsque les employés remarquent que tout est bien organisé lors de leur visite au bureau, vous évitez les irritations et augmentez la probabilité d'une expérience positive ! Cette expérience peut inciter le personnel à revenir plus souvent au bureau. En fait, pour de nombreuses entreprises, il s'avère difficile de faire revenir leur personnel au bureau. Si vous souhaitez des informations plus approfondies à ce sujet, nous vous invitons à lire notre article sur les conseils pour faire revenir les gens au bureau.

3) Communication interne

Lorsqu'il y a une nouvelle au sein de l'entreprise, vous êtes neuf fois sur dix responsable de sa communication interne. Il peut s'agir de l'annonce d'une nouvelle politique (comme le modèle de travail hybride), de nouvelles concernant les fournisseurs ou de nouvelles personnelles d'un collègue. Lorsque vous travaillez dans un environnement hybride, la diffusion de ces messages et la prise de contact avec vos collègues s'avèrent assez difficiles. Une grande question à laquelle de nombreux chefs de bureau sont confrontés est la suivante : comment puis-je atteindre tout le monde avec mon annonce ?

Vous remarquerez peut-être que la communication liée au travail est plus cloisonnée. La plupart des organisations hybrides souffrent de silos de communication, les équipes ne parvenant pas à partager les informations importantes entre elles. Pour vous, en tant que chef de bureau, cela peut être un défi, car les informations existent désormais dans deux silos : au bureau et à distance. Comment éviter ou éliminer les silos de communication dans votre lieu de travail hybride ? Nous sommes heureux de partager nos conseils avec vous : 

  • Investissez dans les bons canaux
    Un inconvénient du travail hybride est que, dans le flot de toute communication écrite, votre message peut se perdre. Il est donc indispensable de trouver le bon canal de communication. Il s'agit de créer un endroit où les employés savent qu'ils peuvent trouver toutes les mises à jour et les nouvelles importantes concernant le bureau et l'entreprise. Il peut s'agir d'un intranet, d'un canal spécifique sur Slack ou d'une mise à jour quotidienne par e-mail. Vous pouvez choisir d'utiliser ce canal uniquement pour envoyer des informations cruciales. Pour les questions, les gens peuvent s'adresser à vous ou à un autre contact pertinent. De cette façon, le canal reste clair et bien organisé.


  • Utilisez un type de communication plus engageant
    Une autre façon d'éviter que votre message ne se perde dans la quantité de communications écrites que nous recevons de nos jours est d'utiliser un message plus engageant. Pensez à envoyer un GIF, un message vocal ou une vidéo. Vous pouvez trouver beaucoup d'inspiration dans les réseaux sociaux. Veillez à ce que votre message soit court et agréable, afin que vos employés prennent le moins de temps possible pour le lire, mais que votre message soit bien compris ! Un outil intéressant est Loom. Cette extension gratuite que vous pouvez télécharger pour Google Chrome vous permet d'enregistrer une vidéo rapide pour votre équipe en un seul clic. Une fois l'enregistrement terminé, vous êtes immédiatement redirigé vers la page où la vidéo peut être visionnée.

  • Poursuivez vos politiques de communication à distance
    Pendant la pandémie, votre entreprise a peut-être expérimenté l'enregistrement de réunions vidéo pour que les employés puissent les revoir ultérieurement. Vous pouvez bien sûr continuer à le faire dans un environnement hybride ! En tant qu'entreprise, vous pouvez décider de donner la priorité au numérique dans vos communications. Bien entendu, cette décision ne relève pas uniquement de vous en tant que chef de bureau, mais vous pouvez avoir votre mot à dire à ce sujet et voir comment les choses fonctionnent réellement au bureau. Également en termes de communication interne. L'avantage du contenu vidéo est qu'il est plus attrayant pour les employés.

    Un autre grand avantage de l'utilisation de politiques de communication conviviales à distance est qu'elles vous permettent également d'éviter le biais de proximité. En bref, le biais de proximité représente la préférence inconsciente des employeurs pour les employés qui travaillent au bureau par rapport à ceux qui travaillent à distance. Le préjugé de proximité - ou de distance - peut avoir toutes sortes de conséquences inattendues pour les employés individuels, les équipes et l'ensemble de votre organisation. Et le fait de favoriser inconsciemment les employés travaillant au bureau peut inciter les meilleurs talents à démissionner. En appliquant une politique de communication adaptée à la distance, vous pouvez éviter les préjugés de proximité. Vous voulez en savoir plus sur ce sujet ? Toptal vous donne plus d'informations dans son article sur la façon dont vous pouvez traiter équitablement les employés distants dans un lieu de travail hybride.
  • Réalisez une enquête
    Un autre conseil consiste à demander régulièrement un retour d'information. Comment les différentes équipes ou employés reçoivent-ils et interprètent-ils vos messages ? Il se peut que seuls 40 % d'entre eux trouvent efficace la manière de communiquer au sein du système hybride. Dans ce cas, nous devons en examiner la cause. Est-ce à cause des canaux que vous utilisez ? De la manière dont vous communiquez ? De la fréquence de la communication ? Il est également bon de garder à l'esprit qu'il n'existe pas de "taille unique" en matière de communication interne. Considérez les employés comme différents "groupes cibles". Il est essentiel de pouvoir s'identifier à eux. Premièrement, tout le monde n'est pas autorisé à avoir accès à certaines informations. Deuxièmement, ces informations sont même superflues pour certains employés. Vous ne devez pas tout faire tout seul ! N'hésitez donc pas à demander à d'autres collègues de l'entreprise de vous aider dans votre communication interne. 

4) Gestion de l'espace

Pour de nombreuses entreprises et employés, la fonction d'un bureau a changé. Ce n'est plus le lieu où l'on travaille, après tout, on peut aussi le faire de chez soi ! Pour vous, en tant que office manager, cela peut représenter un défi. En effet, quelle est la fonction exacte - c'est-à-dire le "pourquoi" - de votre bureau et comment gérer l'espace de manière optimale dans le cadre de la nouvelle politique hybride ?

Nous vous conseillons de commencer par faire l'inventaire de votre espace. Vous pouvez vous poser des questions comme :

  • De combien de mètres carrés d'espace est-ce que je dispose au total ?
  • Quelle est la capacité totale du lieu de travail ? Et quelle est la capacité de chaque espace individuel ? 
  • Combien de bureaux dois-je avoir ? 
  • Quelle est la fonction de chacun de nos espaces ? (Des endroits pour faire un travail concentré, des zones où les gens peuvent socialiser, des espaces qui suscitent et/ou encouragent la créativité)
  • De quelles technologies chaque espace a-t-il besoin ?

En outre, il est également bon de savoir ce qui incite exactement votre personnel à se rendre au bureau. Par exemple, posez-leur des questions comme :

- Qu'est-ce qui vous attire dans le travail au bureau ?

- Quels sont les espaces que vous utilisez ou utiliseriez le plus et ceux que vous utilisez le moins ?

- De quels types d'espace avez-vous besoin pour être productif au bureau ?


Pensez également à demander aux nouveaux employés ce dont ils ont besoin pour leur intégration. Le bureau peut avoir une fonction différente pour eux au début. Cela s'applique également aux équipes spécifiques qui souhaitent travailler au bureau plus que la moyenne (comme le support client).

Utiliser des indicateurs clés de performance (KPIs)

Avez-vous sondé vos employés ? Êtes-vous prêt à commencer à réaménager vos bureaux ? Créez des indicateurs clés de performance pour mesurer votre succès. Votre objectif est-il d'ajouter des salles de réunion plus créatives pour augmenter la collaboration ou la fréquentation ? Vous pouvez le mesurer en vérifiant la présence des employés ou leur collaboration.

Faites en sorte que votre personnel puisse comprendre le bureau aussi facilement que possible. Faites-leur visiter le bâtiment, vous pouvez même en faire un événement d'entreprise amusant ! Ou bien, configurez correctement l'outil de réservation de bureaux avec les différents plans d'étage interactifs et utilisez la signalisation si nécessaire.

Gérer votre bureau de manière efficace vous permet non seulement d'avoir une vue d'ensemble et une plus grande tranquillité d'esprit en tant que gestionnaire de bureau, mais aussi de réaliser des économies. Le loyer et le mobilier de bureau peuvent représenter une dépense importante pour une entreprise. Surtout si l'espace est mal planifié. Grâce à l'aménagement de l'espace, vous pouvez contribuer à concevoir un espace plus ouvert et plus spacieux, tout en disposant du mobilier nécessaire pour que vos employés puissent faire leur travail. Cela vous permet d'économiser sur les frais généraux de gestion.

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4 défis pour les chefs de bureau lorsqu'ils travaillent en mode hybride

Un office manager joue un rôle clé dans un bureau. Vous pouvez littéralement faire ou défaire une organisation. Votre rôle est de diriger le bureau, mais la gestion est un acte de jonglage avec une grande responsabilité. Les défis sont inévitables, en particulier lors du passage à un modèle de travail hybride. Dans cet article, nous vous aidons à vous préparer pour prévenir et/ou surmonter ces défis. C'est parti !

1) Gestion de l'occupation

Un défi majeur pour les office managers dans un système de travail hybride est de pouvoir contrôler le taux d'occupation des bureaux. Vous voulez éviter que personne ne se rende au bureau, ainsi que d'avoir un trop-plein et pas assez de bureaux disponibles pour le nombre d'employés dans le bureau. Il n'est pas recommandé de perdre du temps à deviner combien de membres du personnel seront présents dans le bureau chaque jour. Cela vous donnera du travail supplémentaire lorsqu'il y aura trop d'occupation et que les gens viendront vous voir pour résoudre ce problème.

Suivre les présences au bureau avec une feuille Excel devient ingérable, surtout pour les moyennes et grandes entreprises. Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider. Comme un logiciel de travail hybride par exemple. Avec ce type de logiciel, les employés peuvent réserver un bureau à l'avance. Que ce soit pour un nombre d'heures déterminé ou pour une journée entière. Dès que les employés arrivent, ils s'enregistrent. En tant qu'administrateur, vous pouvez voir d'un coup d'œil le nombre de réservations pour les jours à venir dans un tableau de bord. Vous pouvez également voir le taux d'occupation réel le jour même. C'est une option sûre, par exemple, lors d'une évacuation inattendue. Vous pouvez voir immédiatement combien de personnes sont dans le bureau et où elles sont assises.

En outre, il aide les employés à mieux planifier leurs visites au bureau et leurs activités de collaboration. Votre lieu de travail devient le siège d'événements de cohésion d'équipe, de collaboration et de création de liens sociaux, ce qui est essentiel pour créer un lieu de travail prospère et connecté. En disposant d'un espace approprié pour organiser ces moments importants, vos employés se sentiront davantage liés à votre entreprise. C'est également bon pour l'expérience des employés !

2) Créer une superbe expérience pour les employés dans un bureau flexible

Depuis l'avènement d'un modèle de travail hybride, les visites au bureau doivent être rentables pour vos employés. Cela peut mettre beaucoup de pression sur vous en tant que gestionnaire de bureau. En utilisant un logiciel de réservation de bureau, vous enlevez une partie de cette pression de vos épaules. En ayant un aperçu de l'occupation du bureau, vous pouvez mieux anticiper en termes de planification des ressources. Lorsque vous savez exactement combien de personnes seront présentes dans le bureau le lendemain, cela vous aide à faire des achats plus efficaces. Par exemple, en anticipant la liste des courses pour le déjeuner, le café, le thé, les articles de toilette ou les fournitures d'impression, entre autres. Vous évitez ainsi d'acheter un surplus de produits qui pourraient être gaspillés ou d'acheter trop peu. En outre, la connaissance de l'occupation des bureaux vous aide à établir les listes de nettoyage, à planifier les places de stationnement disponibles et même les cartes d'accès aux locaux. En outre, vous pouvez aménager votre bureau de manière beaucoup plus efficace en fonction de l'afflux attendu. Vous pourrez en savoir plus sur la gestion de l'espace plus loin dans cet article, à la section 5.

Lorsque les employés remarquent que tout est bien organisé lors de leur visite au bureau, vous évitez les irritations et augmentez la probabilité d'une expérience positive ! Cette expérience peut inciter le personnel à revenir plus souvent au bureau. En fait, pour de nombreuses entreprises, il s'avère difficile de faire revenir leur personnel au bureau. Si vous souhaitez des informations plus approfondies à ce sujet, nous vous invitons à lire notre article sur les conseils pour faire revenir les gens au bureau.

3) Communication interne

Lorsqu'il y a une nouvelle au sein de l'entreprise, vous êtes neuf fois sur dix responsable de sa communication interne. Il peut s'agir de l'annonce d'une nouvelle politique (comme le modèle de travail hybride), de nouvelles concernant les fournisseurs ou de nouvelles personnelles d'un collègue. Lorsque vous travaillez dans un environnement hybride, la diffusion de ces messages et la prise de contact avec vos collègues s'avèrent assez difficiles. Une grande question à laquelle de nombreux chefs de bureau sont confrontés est la suivante : comment puis-je atteindre tout le monde avec mon annonce ?

Vous remarquerez peut-être que la communication liée au travail est plus cloisonnée. La plupart des organisations hybrides souffrent de silos de communication, les équipes ne parvenant pas à partager les informations importantes entre elles. Pour vous, en tant que chef de bureau, cela peut être un défi, car les informations existent désormais dans deux silos : au bureau et à distance. Comment éviter ou éliminer les silos de communication dans votre lieu de travail hybride ? Nous sommes heureux de partager nos conseils avec vous : 

  • Investissez dans les bons canaux
    Un inconvénient du travail hybride est que, dans le flot de toute communication écrite, votre message peut se perdre. Il est donc indispensable de trouver le bon canal de communication. Il s'agit de créer un endroit où les employés savent qu'ils peuvent trouver toutes les mises à jour et les nouvelles importantes concernant le bureau et l'entreprise. Il peut s'agir d'un intranet, d'un canal spécifique sur Slack ou d'une mise à jour quotidienne par e-mail. Vous pouvez choisir d'utiliser ce canal uniquement pour envoyer des informations cruciales. Pour les questions, les gens peuvent s'adresser à vous ou à un autre contact pertinent. De cette façon, le canal reste clair et bien organisé.


  • Utilisez un type de communication plus engageant
    Une autre façon d'éviter que votre message ne se perde dans la quantité de communications écrites que nous recevons de nos jours est d'utiliser un message plus engageant. Pensez à envoyer un GIF, un message vocal ou une vidéo. Vous pouvez trouver beaucoup d'inspiration dans les réseaux sociaux. Veillez à ce que votre message soit court et agréable, afin que vos employés prennent le moins de temps possible pour le lire, mais que votre message soit bien compris ! Un outil intéressant est Loom. Cette extension gratuite que vous pouvez télécharger pour Google Chrome vous permet d'enregistrer une vidéo rapide pour votre équipe en un seul clic. Une fois l'enregistrement terminé, vous êtes immédiatement redirigé vers la page où la vidéo peut être visionnée.

  • Poursuivez vos politiques de communication à distance
    Pendant la pandémie, votre entreprise a peut-être expérimenté l'enregistrement de réunions vidéo pour que les employés puissent les revoir ultérieurement. Vous pouvez bien sûr continuer à le faire dans un environnement hybride ! En tant qu'entreprise, vous pouvez décider de donner la priorité au numérique dans vos communications. Bien entendu, cette décision ne relève pas uniquement de vous en tant que chef de bureau, mais vous pouvez avoir votre mot à dire à ce sujet et voir comment les choses fonctionnent réellement au bureau. Également en termes de communication interne. L'avantage du contenu vidéo est qu'il est plus attrayant pour les employés.

    Un autre grand avantage de l'utilisation de politiques de communication conviviales à distance est qu'elles vous permettent également d'éviter le biais de proximité. En bref, le biais de proximité représente la préférence inconsciente des employeurs pour les employés qui travaillent au bureau par rapport à ceux qui travaillent à distance. Le préjugé de proximité - ou de distance - peut avoir toutes sortes de conséquences inattendues pour les employés individuels, les équipes et l'ensemble de votre organisation. Et le fait de favoriser inconsciemment les employés travaillant au bureau peut inciter les meilleurs talents à démissionner. En appliquant une politique de communication adaptée à la distance, vous pouvez éviter les préjugés de proximité. Vous voulez en savoir plus sur ce sujet ? Toptal vous donne plus d'informations dans son article sur la façon dont vous pouvez traiter équitablement les employés distants dans un lieu de travail hybride.
  • Réalisez une enquête
    Un autre conseil consiste à demander régulièrement un retour d'information. Comment les différentes équipes ou employés reçoivent-ils et interprètent-ils vos messages ? Il se peut que seuls 40 % d'entre eux trouvent efficace la manière de communiquer au sein du système hybride. Dans ce cas, nous devons en examiner la cause. Est-ce à cause des canaux que vous utilisez ? De la manière dont vous communiquez ? De la fréquence de la communication ? Il est également bon de garder à l'esprit qu'il n'existe pas de "taille unique" en matière de communication interne. Considérez les employés comme différents "groupes cibles". Il est essentiel de pouvoir s'identifier à eux. Premièrement, tout le monde n'est pas autorisé à avoir accès à certaines informations. Deuxièmement, ces informations sont même superflues pour certains employés. Vous ne devez pas tout faire tout seul ! N'hésitez donc pas à demander à d'autres collègues de l'entreprise de vous aider dans votre communication interne. 

4) Gestion de l'espace

Pour de nombreuses entreprises et employés, la fonction d'un bureau a changé. Ce n'est plus le lieu où l'on travaille, après tout, on peut aussi le faire de chez soi ! Pour vous, en tant que office manager, cela peut représenter un défi. En effet, quelle est la fonction exacte - c'est-à-dire le "pourquoi" - de votre bureau et comment gérer l'espace de manière optimale dans le cadre de la nouvelle politique hybride ?

Nous vous conseillons de commencer par faire l'inventaire de votre espace. Vous pouvez vous poser des questions comme :

  • De combien de mètres carrés d'espace est-ce que je dispose au total ?
  • Quelle est la capacité totale du lieu de travail ? Et quelle est la capacité de chaque espace individuel ? 
  • Combien de bureaux dois-je avoir ? 
  • Quelle est la fonction de chacun de nos espaces ? (Des endroits pour faire un travail concentré, des zones où les gens peuvent socialiser, des espaces qui suscitent et/ou encouragent la créativité)
  • De quelles technologies chaque espace a-t-il besoin ?

En outre, il est également bon de savoir ce qui incite exactement votre personnel à se rendre au bureau. Par exemple, posez-leur des questions comme :

- Qu'est-ce qui vous attire dans le travail au bureau ?

- Quels sont les espaces que vous utilisez ou utiliseriez le plus et ceux que vous utilisez le moins ?

- De quels types d'espace avez-vous besoin pour être productif au bureau ?


Pensez également à demander aux nouveaux employés ce dont ils ont besoin pour leur intégration. Le bureau peut avoir une fonction différente pour eux au début. Cela s'applique également aux équipes spécifiques qui souhaitent travailler au bureau plus que la moyenne (comme le support client).

Utiliser des indicateurs clés de performance (KPIs)

Avez-vous sondé vos employés ? Êtes-vous prêt à commencer à réaménager vos bureaux ? Créez des indicateurs clés de performance pour mesurer votre succès. Votre objectif est-il d'ajouter des salles de réunion plus créatives pour augmenter la collaboration ou la fréquentation ? Vous pouvez le mesurer en vérifiant la présence des employés ou leur collaboration.

Faites en sorte que votre personnel puisse comprendre le bureau aussi facilement que possible. Faites-leur visiter le bâtiment, vous pouvez même en faire un événement d'entreprise amusant ! Ou bien, configurez correctement l'outil de réservation de bureaux avec les différents plans d'étage interactifs et utilisez la signalisation si nécessaire.

Gérer votre bureau de manière efficace vous permet non seulement d'avoir une vue d'ensemble et une plus grande tranquillité d'esprit en tant que gestionnaire de bureau, mais aussi de réaliser des économies. Le loyer et le mobilier de bureau peuvent représenter une dépense importante pour une entreprise. Surtout si l'espace est mal planifié. Grâce à l'aménagement de l'espace, vous pouvez contribuer à concevoir un espace plus ouvert et plus spacieux, tout en disposant du mobilier nécessaire pour que vos employés puissent faire leur travail. Cela vous permet d'économiser sur les frais généraux de gestion.

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4 défis pour les chefs de bureau lorsqu'ils travaillent en mode hybride

En tant qu'Office Manager dans le cadre d'une politique de travail hybride, vous rencontrerez de nombreux défis. Nous en présentons 4 dans ce blog et expliquons comment les relever ou les éviter !

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Un office manager joue un rôle clé dans un bureau. Vous pouvez littéralement faire ou défaire une organisation. Votre rôle est de diriger le bureau, mais la gestion est un acte de jonglage avec une grande responsabilité. Les défis sont inévitables, en particulier lors du passage à un modèle de travail hybride. Dans cet article, nous vous aidons à vous préparer pour prévenir et/ou surmonter ces défis. C'est parti !

1) Gestion de l'occupation

Un défi majeur pour les office managers dans un système de travail hybride est de pouvoir contrôler le taux d'occupation des bureaux. Vous voulez éviter que personne ne se rende au bureau, ainsi que d'avoir un trop-plein et pas assez de bureaux disponibles pour le nombre d'employés dans le bureau. Il n'est pas recommandé de perdre du temps à deviner combien de membres du personnel seront présents dans le bureau chaque jour. Cela vous donnera du travail supplémentaire lorsqu'il y aura trop d'occupation et que les gens viendront vous voir pour résoudre ce problème.

Suivre les présences au bureau avec une feuille Excel devient ingérable, surtout pour les moyennes et grandes entreprises. Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider. Comme un logiciel de travail hybride par exemple. Avec ce type de logiciel, les employés peuvent réserver un bureau à l'avance. Que ce soit pour un nombre d'heures déterminé ou pour une journée entière. Dès que les employés arrivent, ils s'enregistrent. En tant qu'administrateur, vous pouvez voir d'un coup d'œil le nombre de réservations pour les jours à venir dans un tableau de bord. Vous pouvez également voir le taux d'occupation réel le jour même. C'est une option sûre, par exemple, lors d'une évacuation inattendue. Vous pouvez voir immédiatement combien de personnes sont dans le bureau et où elles sont assises.

En outre, il aide les employés à mieux planifier leurs visites au bureau et leurs activités de collaboration. Votre lieu de travail devient le siège d'événements de cohésion d'équipe, de collaboration et de création de liens sociaux, ce qui est essentiel pour créer un lieu de travail prospère et connecté. En disposant d'un espace approprié pour organiser ces moments importants, vos employés se sentiront davantage liés à votre entreprise. C'est également bon pour l'expérience des employés !

2) Créer une superbe expérience pour les employés dans un bureau flexible

Depuis l'avènement d'un modèle de travail hybride, les visites au bureau doivent être rentables pour vos employés. Cela peut mettre beaucoup de pression sur vous en tant que gestionnaire de bureau. En utilisant un logiciel de réservation de bureau, vous enlevez une partie de cette pression de vos épaules. En ayant un aperçu de l'occupation du bureau, vous pouvez mieux anticiper en termes de planification des ressources. Lorsque vous savez exactement combien de personnes seront présentes dans le bureau le lendemain, cela vous aide à faire des achats plus efficaces. Par exemple, en anticipant la liste des courses pour le déjeuner, le café, le thé, les articles de toilette ou les fournitures d'impression, entre autres. Vous évitez ainsi d'acheter un surplus de produits qui pourraient être gaspillés ou d'acheter trop peu. En outre, la connaissance de l'occupation des bureaux vous aide à établir les listes de nettoyage, à planifier les places de stationnement disponibles et même les cartes d'accès aux locaux. En outre, vous pouvez aménager votre bureau de manière beaucoup plus efficace en fonction de l'afflux attendu. Vous pourrez en savoir plus sur la gestion de l'espace plus loin dans cet article, à la section 5.

Lorsque les employés remarquent que tout est bien organisé lors de leur visite au bureau, vous évitez les irritations et augmentez la probabilité d'une expérience positive ! Cette expérience peut inciter le personnel à revenir plus souvent au bureau. En fait, pour de nombreuses entreprises, il s'avère difficile de faire revenir leur personnel au bureau. Si vous souhaitez des informations plus approfondies à ce sujet, nous vous invitons à lire notre article sur les conseils pour faire revenir les gens au bureau.

3) Communication interne

Lorsqu'il y a une nouvelle au sein de l'entreprise, vous êtes neuf fois sur dix responsable de sa communication interne. Il peut s'agir de l'annonce d'une nouvelle politique (comme le modèle de travail hybride), de nouvelles concernant les fournisseurs ou de nouvelles personnelles d'un collègue. Lorsque vous travaillez dans un environnement hybride, la diffusion de ces messages et la prise de contact avec vos collègues s'avèrent assez difficiles. Une grande question à laquelle de nombreux chefs de bureau sont confrontés est la suivante : comment puis-je atteindre tout le monde avec mon annonce ?

Vous remarquerez peut-être que la communication liée au travail est plus cloisonnée. La plupart des organisations hybrides souffrent de silos de communication, les équipes ne parvenant pas à partager les informations importantes entre elles. Pour vous, en tant que chef de bureau, cela peut être un défi, car les informations existent désormais dans deux silos : au bureau et à distance. Comment éviter ou éliminer les silos de communication dans votre lieu de travail hybride ? Nous sommes heureux de partager nos conseils avec vous : 

  • Investissez dans les bons canaux
    Un inconvénient du travail hybride est que, dans le flot de toute communication écrite, votre message peut se perdre. Il est donc indispensable de trouver le bon canal de communication. Il s'agit de créer un endroit où les employés savent qu'ils peuvent trouver toutes les mises à jour et les nouvelles importantes concernant le bureau et l'entreprise. Il peut s'agir d'un intranet, d'un canal spécifique sur Slack ou d'une mise à jour quotidienne par e-mail. Vous pouvez choisir d'utiliser ce canal uniquement pour envoyer des informations cruciales. Pour les questions, les gens peuvent s'adresser à vous ou à un autre contact pertinent. De cette façon, le canal reste clair et bien organisé.


  • Utilisez un type de communication plus engageant
    Une autre façon d'éviter que votre message ne se perde dans la quantité de communications écrites que nous recevons de nos jours est d'utiliser un message plus engageant. Pensez à envoyer un GIF, un message vocal ou une vidéo. Vous pouvez trouver beaucoup d'inspiration dans les réseaux sociaux. Veillez à ce que votre message soit court et agréable, afin que vos employés prennent le moins de temps possible pour le lire, mais que votre message soit bien compris ! Un outil intéressant est Loom. Cette extension gratuite que vous pouvez télécharger pour Google Chrome vous permet d'enregistrer une vidéo rapide pour votre équipe en un seul clic. Une fois l'enregistrement terminé, vous êtes immédiatement redirigé vers la page où la vidéo peut être visionnée.

  • Poursuivez vos politiques de communication à distance
    Pendant la pandémie, votre entreprise a peut-être expérimenté l'enregistrement de réunions vidéo pour que les employés puissent les revoir ultérieurement. Vous pouvez bien sûr continuer à le faire dans un environnement hybride ! En tant qu'entreprise, vous pouvez décider de donner la priorité au numérique dans vos communications. Bien entendu, cette décision ne relève pas uniquement de vous en tant que chef de bureau, mais vous pouvez avoir votre mot à dire à ce sujet et voir comment les choses fonctionnent réellement au bureau. Également en termes de communication interne. L'avantage du contenu vidéo est qu'il est plus attrayant pour les employés.

    Un autre grand avantage de l'utilisation de politiques de communication conviviales à distance est qu'elles vous permettent également d'éviter le biais de proximité. En bref, le biais de proximité représente la préférence inconsciente des employeurs pour les employés qui travaillent au bureau par rapport à ceux qui travaillent à distance. Le préjugé de proximité - ou de distance - peut avoir toutes sortes de conséquences inattendues pour les employés individuels, les équipes et l'ensemble de votre organisation. Et le fait de favoriser inconsciemment les employés travaillant au bureau peut inciter les meilleurs talents à démissionner. En appliquant une politique de communication adaptée à la distance, vous pouvez éviter les préjugés de proximité. Vous voulez en savoir plus sur ce sujet ? Toptal vous donne plus d'informations dans son article sur la façon dont vous pouvez traiter équitablement les employés distants dans un lieu de travail hybride.
  • Réalisez une enquête
    Un autre conseil consiste à demander régulièrement un retour d'information. Comment les différentes équipes ou employés reçoivent-ils et interprètent-ils vos messages ? Il se peut que seuls 40 % d'entre eux trouvent efficace la manière de communiquer au sein du système hybride. Dans ce cas, nous devons en examiner la cause. Est-ce à cause des canaux que vous utilisez ? De la manière dont vous communiquez ? De la fréquence de la communication ? Il est également bon de garder à l'esprit qu'il n'existe pas de "taille unique" en matière de communication interne. Considérez les employés comme différents "groupes cibles". Il est essentiel de pouvoir s'identifier à eux. Premièrement, tout le monde n'est pas autorisé à avoir accès à certaines informations. Deuxièmement, ces informations sont même superflues pour certains employés. Vous ne devez pas tout faire tout seul ! N'hésitez donc pas à demander à d'autres collègues de l'entreprise de vous aider dans votre communication interne. 

4) Gestion de l'espace

Pour de nombreuses entreprises et employés, la fonction d'un bureau a changé. Ce n'est plus le lieu où l'on travaille, après tout, on peut aussi le faire de chez soi ! Pour vous, en tant que office manager, cela peut représenter un défi. En effet, quelle est la fonction exacte - c'est-à-dire le "pourquoi" - de votre bureau et comment gérer l'espace de manière optimale dans le cadre de la nouvelle politique hybride ?

Nous vous conseillons de commencer par faire l'inventaire de votre espace. Vous pouvez vous poser des questions comme :

  • De combien de mètres carrés d'espace est-ce que je dispose au total ?
  • Quelle est la capacité totale du lieu de travail ? Et quelle est la capacité de chaque espace individuel ? 
  • Combien de bureaux dois-je avoir ? 
  • Quelle est la fonction de chacun de nos espaces ? (Des endroits pour faire un travail concentré, des zones où les gens peuvent socialiser, des espaces qui suscitent et/ou encouragent la créativité)
  • De quelles technologies chaque espace a-t-il besoin ?

En outre, il est également bon de savoir ce qui incite exactement votre personnel à se rendre au bureau. Par exemple, posez-leur des questions comme :

- Qu'est-ce qui vous attire dans le travail au bureau ?

- Quels sont les espaces que vous utilisez ou utiliseriez le plus et ceux que vous utilisez le moins ?

- De quels types d'espace avez-vous besoin pour être productif au bureau ?


Pensez également à demander aux nouveaux employés ce dont ils ont besoin pour leur intégration. Le bureau peut avoir une fonction différente pour eux au début. Cela s'applique également aux équipes spécifiques qui souhaitent travailler au bureau plus que la moyenne (comme le support client).

Utiliser des indicateurs clés de performance (KPIs)

Avez-vous sondé vos employés ? Êtes-vous prêt à commencer à réaménager vos bureaux ? Créez des indicateurs clés de performance pour mesurer votre succès. Votre objectif est-il d'ajouter des salles de réunion plus créatives pour augmenter la collaboration ou la fréquentation ? Vous pouvez le mesurer en vérifiant la présence des employés ou leur collaboration.

Faites en sorte que votre personnel puisse comprendre le bureau aussi facilement que possible. Faites-leur visiter le bâtiment, vous pouvez même en faire un événement d'entreprise amusant ! Ou bien, configurez correctement l'outil de réservation de bureaux avec les différents plans d'étage interactifs et utilisez la signalisation si nécessaire.

Gérer votre bureau de manière efficace vous permet non seulement d'avoir une vue d'ensemble et une plus grande tranquillité d'esprit en tant que gestionnaire de bureau, mais aussi de réaliser des économies. Le loyer et le mobilier de bureau peuvent représenter une dépense importante pour une entreprise. Surtout si l'espace est mal planifié. Grâce à l'aménagement de l'espace, vous pouvez contribuer à concevoir un espace plus ouvert et plus spacieux, tout en disposant du mobilier nécessaire pour que vos employés puissent faire leur travail. Cela vous permet d'économiser sur les frais généraux de gestion.

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